Datenschutzhinweise für Kunden und Mandanten

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, unsere Kunden und Mandanten, gem. der seit dem 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden, soweit erforderlich, aktualisiert und unter www.ra-moellenhoff.de/Datenschutz veröffentlicht.

Datenschutzhinweise für Kunden und Mandanten

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich bin ich, Dr. Ulrich Möllenhoff, Königsstraße 46, 48143 Münster, Tel. 0251/857130, E-Mail: datenschutz@ra-moellenhoff.de

Datenschutzbeauftragte ist Julia Gnielinski, Königsstraße 46, 48143 Münster, Tel. 0251/857130, E-Mail: datenschutz@ra-moellenhoff.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die wir aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, zum Beispiel im Rahmen eines Vertragsschlusses oder einer Auftragserteilung, oder im Falle der Übertragung eines Mandats sowie bei ausdrücklicher Bestellung unseres kostenlosen Newsletters durch sonstige Interessierte. Konkret verarbeiten wir folgende Daten:

Stammdaten aus den Vertragsunterlagen (z.B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung)
Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrages (z.B. Vertragsgegenstand, Kommunikationsadresse, Zahlungsart und -weise)
Korrespondenzdaten (z.B. Schriftverkehr mit Ihnen)
Werbe- und Vertriebsdaten (z.B. für Sie potentiell interessante Informationen).

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung)? Nach welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten:

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Aufträge von Ihnen, das heißt insbesondere zur Ausführung Ihrer Mandate. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Auftragsinhalt und den Informationen, die wir dafür von Ihnen benötigen.

3.2. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von besonderen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung beim Bezug unseres Newsletters oder zur Übersendung anderer Informationen.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für die Einwilligungserklärung, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.

3.3. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze, berufsständische Regelungen). Zu diesem Zweck müssen wir Daten unserer Mandanten verarbeiten und speichern. Dies betrifft das Verhältnis zwischen Rechtsanwalt und Mandant, die Besteuerung etwaiger Honorareingänge sowie sonstige besondere Pflichten aus unserer Position als Anwälte.

4. Wer bekommt meine Daten?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet und soweit dies nicht mit anderen Regelungen, wie beispielsweise unserer berufsständischen Verschwiegenheitsverpflichtung kollidiert. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere in dem Bereich der IT-Dienstleistungen und Logistik, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten,
öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Rechtsanwaltkammer, sonstige Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie
sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (insbesondere mit uns verbundene Unternehmen)

Wir weisen darauf hin, dass wir als Rechtsanwälte einem erhöhten Datenschutz verpflichtet sind und im Rahmen unserer Verschwiegenheit personenbezogene Daten unserer Mandanten nur im vorgenannten Rahmen weitergeben dürfen.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrages erfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

6. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner ab dem 25.05.2018 gültigen Fassung), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht an einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung, müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Diese nutzen wir nicht.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (so genanntes Profiling).

10. Welche Widerspruchsrechte habe ich (Art. 21 DS-GVO)?

a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. (Unser Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.).

b) Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zum Zwecke der Direktwerbung

Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmung auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen (Unser Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.).