30.08.2019 10:12 Alter: 75 days
Kategorie: Außenwirtschaft
Von: Rechtsanwalt Stefan Dinkhoff

ICP-Empfehlung der EU-Kommission für den Handel mit Dual-Use-Gütern veröffentlicht

Am 05.08.2019 wurde die bereits seit langem angekündigte, freilich nicht-rechtsverbindliche Empfehlung (EU) 2019/1318 der EU-Kommission zu internen Compliance-Programmen für die Kontrolle des Handels mit Dual-Use-Gütern (sog. "ICP-Leitlinie") im Amtsblatt der EU veröffentlicht.

Die Empfehlung ist am 05.08.2019 im ABl. L 205/15 veröffentlicht worden (am Ende dieses Beitrags finden Sie deren Volltext gegenübergestellt in englischer und deutscher Sprachfassung). Bereits 2018 war ein Entwurf der Empfehlung veröffentlicht worden (CG/2018/May/01). Der Empfehlung war ein längeres Stakeholder-Konsultationsverfahren vorausgegangen.

Auch das Office of Foreign Assets Control (OFAC) des US Department of the Treasury hatte zuletzt im Mai ein Regelwerk für OFAC-Compliance-Verpflichtungen veröffentlicht ("Framework for OFAC Compliance Commitments"), sodass nunmehr verschiedenste behördliche bzw. amtliche Compliance-Richtlinien verfügbar sind, an denen sich Unternehmen bei der Implementierung und Optimierung des innerbetrieblichen Exportkontroll-Compliancemanagementsystems orientieren können. International agierende Konzerne werden hier sowohl die EU-Vorgaben als auch die (aus US-Sicht auch für Nicht-US-Unternehmen relevanten) US-Regelwerke zurate ziehen. Erwähnenswert sind diesem Zusammenhang auch die "Export Compliance Guidelines - The Elements of an Effective Export Compliance Program" des Bureau of Industry and Security (BIS) des US Department of Commerce aus dem Jahr 2017, welche für die Anwendung der US-Export Administration Regulations (EAR) und damit (vereinfacht gesagt) für US-Dual-use-Güter (auch im Ausland) gelten.

Die ICP-Empfehlung der EU-Kommission richtet sich naturgemäß insbesondere an mit Dual-Use-Gütern im Außenwirtschaftsverkehr handelende EU-Unternehmen. Die Empfehlungen entfalten keine Rechtskraft und stellen ausdrücklich keine verbindlichen Vorgaben dar (vgl. Ziff. 7 der Erwägungsgründe). Sie sollen Ausführern vielmehr einen „Orientierungsrahmen“ bieten und diesen helfen, „Risiken im Zusammenhang mit der Kontrolle des Handels mit Dual-use-Gütern zu ermitteln, zu steuern und zu verringern und die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften der EU und der Mitgliedstaaten zu gewährleisten“. Konsequenterweise können die zuständigen Behörden, etwa das deutsche BAFA, z.B. ihre Entscheidungen über Genehmigungen nicht von der vollumfänglichen Implementierung der ICP-Leitlinien abhängig machen. Lt. den ICP-Leitlinien sind die folgenden Kernelemente für ein Compliance-Programm zur wirksamen Kontrolle des Dual-Use-Handels besonders wichtig:
1. Bekenntnis der obersten Führungsebene zur Compliance
2. Organisationsstruktur, Zuständigkeiten und Ressourcen
3. Schulung und Sensibilisierung
4. Screeningablauf und -verfahren in Bezug auf Geschäftsvorgänge
5. Leistungsüberprüfung, Audits, Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen
6. Führen von Aufzeichnungen und Dokumentation
7. Physische Sicherheit und Informationssicherheit

Sollten Sie die neuen Leitlinien zum Anlass nehmen wollen, Ihr innerbetriebliches Exportkontroll-Compliance-Management-System zu prüfen und zu optimieren, so mag es für Sie hilfreich sein, diese Prüfung bzw. die Implementierung neuer Prozesse durch ein internes Unternehmens-Audit vorzubereiten, welches mögliche Schwachstellen Ihrer Exportkontroll-Compliance-Organisation offenlegt und bei uns bereits seit Jahren für die Prüfung sowohl von KMU als auch bei internationalen Konzernen im Einsatz ist. Wir arbeiten hier mit einem Fragebogen, dessen Beantwortung uns valide Erkenntnisse über die Qualität Ihrer Compliance-Organisation vermittelt. Dieses Verfahren hat sich als sehr effizient erwiesen, da sich der zeitliche Aufwand sowohl für die Beantwortung der Fragen als auch für eine erste überschlägige Bewertung in Grenzen hält. Wir haben diesen Fragebogen im Laufe der Jahre immer weiter fortentwickelt und nunmehr auch die Vorgaben aus den jüngsten, oben erwähnten Compliance-Regelwerken einfließen lassen. Sollten Sie an einem Audit interessiert sein, so zögern Sie nicht, uns kurzerhand telefonisch oder per E-Mail zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite!

Verfasser: Rechtsanwalt Stefan Dinkhoff

COMMISSION RECOMMENDATION (EU) 2019/1318 of 30 July 2019 on internal compliance programmes for dual-use trade controls under Council Regulation (EC) No 428/2009


EMPFEHLUNG (EU) 2019/1318 DER KOMMISSION vom 30. Juli 2019 zu internen Compliance-Programmen für die Kontrolle des Handels mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck (Dual-Use-Gütern) nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 des Rates


THE EUROPEAN COMMISSION,

DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION —

Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 292 thereof,

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 292,

Having regard to Article 19(5) of Council Regulation (EC) No 428/2009 of 5 May 2009 setting up a Community regime for the control of exports, transfer, brokering and transit of dual-use items (1),

gestützt auf Artikel 19 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 des Rates vom 5. Mai 2009 über eine Gemeinschaftsregelung für die Kontrolle der Ausfuhr, der Verbringung, der Vermittlung und der Durchfuhr von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck (1),

Whereas:

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Regulation (EC) No 428/2009 sets up a Union regime for the control of exports, transfer, brokering and transit of dual-use items.

(1) Mit der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 wird eine Unionsregelung für die Kontrolle der Ausfuhr, der Verbringung, der Vermittlung und der Durchfuhr von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck festgelegt.

(2) An effective, uniform and consistent system of export controls on dual-use items is necessary to promote EU and international security and to ensure both compliance with the international commitments and responsibilities of the Member States and of the European Union (EU), especially regarding non-proliferation, and the promotion of a level playing fields among EU operators.

(2) Ein wirksames, einheitliches und kohärentes Kontrollsystem für die Ausfuhr von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck ist notwendig, um die Sicherheit der EU und die internationale Sicherheit zu fördern und die Einhaltung der internationalen Verpflichtungen und Zuständigkeiten der Mitgliedstaaten und der Europäischen Union (EU), insbesondere hinsichtlich der Nichtverbreitung, sowie die Förderung gleicher Bedingungen für die Wirtschaftsbeteiligten in der EU zu gewährleisten.

(3) Common approaches and practices as regards internal compliance programmes can contribute to a uniform and consistent application of controls throughout the EU.

(3) Gemeinsame Ansätze und Verfahren in Bezug auf interne Compliance-Programme können zu einer einheitlichen und kohärenten Durchführung von Kontrollen in der EU beitragen.

(4) Taking into consideration rapid scientific and technological advancements and the complexity of today's supply chains, effective trade controls depend to a great extent on the awareness of exporters and their active efforts to comply with trade restrictions. To this end, companies usually put in place a set of internal policies and procedures, also known as an Internal Compliance Programme (ICP).

(4) In Anbetracht des schnellen wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts und der Komplexität heutiger Lieferketten sind wirksame Handelskontrollen in starkem Maße auf das Bewusstsein der Ausführer und ihre aktiven Bemühungen um die Einhaltung der Handelsbeschränkungen angewiesen. Deshalb führen Unternehmen in der Regel eine Reihe interner Maßnahmen und Verfahren, ein sogenanntes internes Compliance-Programm (ICP), ein.

(5) This guidance provides a framework to help exporters identify, manage and mitigate risks associated with dual-use trade controls and to ensure compliance with the relevant EU and national laws and regulations.

(5) Diese Leitlinien bieten Ausführern einen Orientierungsrahmen, der ihnen helfen soll, Risiken im Zusammenhang mit der Kontrolle des Handels mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck zu ermitteln, zu steuern und zu verringern und die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften der EU und der Mitgliedstaaten zu gewährleisten.

(6) This guidance also provides a framework to support Member States competent authorities in their assessment of risks, in the exercise of their responsibility for deciding on individual, global or national general export authorisations, on authorisations for brokering services, on transits of non-Community dual-use items or on authorisations for the transfer within the Community of the dual-use items listed in Annex IV of Regulation (EC) No 428/2009.

(6) Diese Leitlinien bieten auch den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten einen Orientierungsrahmen für ihre Bewertung von Risiken im Rahmen ihrer Zuständigkeit für Entscheidungen über Einzel- und Globalausfuhrgenehmigungen und nationale allgemeine Ausfuhrgenehmigungen, Genehmigungen für Vermittlungstätigkeiten, für die Durchfuhr von nichtgemeinschaftlichen Gütern mit doppeltem Verwendungszweck und Genehmigungen für die Verbringung von in Anhang IV der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 aufgeführten Gütern mit doppeltem Verwendungszweck innerhalb der Europäischen Union.

(7) This guidance should be non-binding and exporters shall maintain the responsibility to comply with their obligations under the Regulation, while the Commission should ensure that this guidance remains relevant over time,

(7) Diese Leitlinien sollten nicht bindend sein; die Ausführer bleiben für die Einhaltung ihrer Verpflichtungen nach Maßgabe der Verordnung selbst zuständig, während die Kommission gewährleisten sollte, dass diese Leitlinien weiterhin relevant bleiben —

HAS ADOPTED THIS RECOMMENDATION:

HAT FOLGENDE EMPFEHLUNG ABGEGEBEN:

Member States competent authorities and exporters under Regulation (EC) No 428/2009 should consider the non-binding guidance provided in the Annex to this Recommendation in order to fulfil their obligations under that Regulation.

Die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten und Ausführer im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 sollten die im Anhang dieser Empfehlung enthaltenen nicht bindenden Leitlinien berücksichtigen, um ihren Verpflichtungen nach Maßgabe der Verordnung nachzukommen.

Done at Brussels, 30 July 2019.

Brüssel, den 30. Juli 2019

For the Commission

Für die Kommission

Cecilia MALMSTRÖM

Cecilia MALMSTRÖM

Member of the Commission

Mitglied der Kommission

(1) OJ L 134, 29.5.2009, p. 1.

(1) ABl. L 134 vom 29.5.2009, S. 1.

ANNEX

ANHANG

EU GUIDANCE ON INTERNAL COMPLIANCE PROGRAMME (ICP) FOR DUAL-USE TRADE CONTROLS

EU-LEITLINIEN FÜR EIN INTERNES COMPLIANCE-PROGRAMM (ICP) FÜR DIE KONTROLLE DES HANDELS MIT DUAL-USE-GÜTERN

INTRODUCTION

EINLEITUNG

Effective controls on trade in dual-use items — goods, software and technology — are vital for countering risks associated with the proliferation of Weapons of Mass Destruction (WMD) and the destabilising accumulations of conventional weapons. Companies dealing with dual-use items are obliged to comply with strategic trade control requirements imposed under the laws and regulations of the European Union (1) and its Member States. They need to refrain from participating in transactions where there are concerns that items may be used for proliferation purposes.

Wirksame Kontrollen des Handels mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck — physischen Gütern, Software und Technologie — sind unerlässlich zur Abwehr von Risiken im Zusammenhang mit der Verbreitung von Massenvernichtungswaffen (MVW) und der destabilisierenden Anhäufung konventioneller Waffen. Unternehmen, die Güter mit doppeltem Verwendungszweck (Dual-Use-Güter) verkaufen, sind zur Einhaltung der an strategische Handelskontrollen gestellten Anforderungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften der Europäischen Union (1) und ihrer Mitgliedstaaten verpflichtet. Geschäfte mit Gütern, die möglicherweise zu Verbreitungszwecken genutzt werden könnten, sind zu unterlassen.

Taking into consideration rapid scientific and technological advancements, the complexity of today's supply chains and the ever growing significance of non-State actors, effective trade controls depend to a great extent on the awareness of ‘companies’ (2) and their active efforts to comply with trade restrictions. To this end, companies usually put in place a set of internal policies and procedures, also known as an Internal Compliance Programme (ICP), to ensure compliance with EU and national dual-use trade control laws and regulations. The scope and the extent of these policies and procedures are usually determined by the size and the commercial activities of the specific company.

In Anbetracht des schnellen wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts, der Komplexität der heutigen Lieferketten und der stetig zunehmenden Bedeutung nichtstaatlicher Akteure sind wirksame Handelskontrollen in starkem Maße auf das Bewusstsein der „Unternehmen“ (2) und ihre aktiven Bemühungen um die Einhaltung von Handelsbeschränkungen angewiesen. Deshalb führen Unternehmen in der Regel ein Reihe interner Maßnahmen und Verfahren ein, ein sogenanntes internes Compliance-Programm (ICP), um die Einhaltung der für die Kontrolle des Handels mit Dual-Use-Gütern geltenden Rechtsvorschriften der EU und der Mitgliedstaaten zu gewährleisten. Der Geltungsbereich und der Umfang dieser Maßnahmen und Verfahren hängen in der Regel von der Größe und der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Unternehmens ab.

In order to support companies to maintain strict compliance with the relevant EU and national laws and regulations, this guidance provides a framework to identify and manage dual-use trade controls' impact and mitigate associated risks. The guidance focuses on the 7 core elements for an effective ICP. Each core element is further detailed by a section ‘What is expected’ that describes the objective(s) of each core element, and a section ‘What are the steps involved?’ that further specifies the actions and outlines possible solutions for developing or implementing compliance procedures. This document concludes with a set of helpful questions pertaining to a company's ICP and a list of diversion risk indicators and ‘red flag’ signs about suspicious enquiries or orders.

Die vorliegenden Leitlinien sollen Unternehmen bei der strikten Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften der EU und der Mitgliedstaaten unterstützen und ihnen Orientierungshilfe bieten, damit es ihnen gelingt, die Wirkung der Kontrollen des Handels mit Dual-Use-Gütern festzustellen und zu steuern und damit verbundene Risiken zu verringern. Den Kern bilden sieben Elemente für ein wirksames ICP. Jedes Kernelement ist unterteilt in den Abschnitt „Was wird erwartet?“, in dem die Zielsetzungen des Kernelements beschrieben werden, und den Abschnitt „Was sind die einzelnen Schritte?“, in dem die Maßnahmen genauer ausgeführt und mögliche Lösungen für die Entwicklung oder Umsetzung von Compliance-Verfahren skizziert werden. Den Abschluss bilden eine Reihe nützlicher Fragen zum ICP eines Unternehmens und eine Liste von Indikatoren für Umlenkungsrisiken und Warnsignalen für verdächtige Anfragen oder Aufträge.

The development of EU ICP guidance for dual-use trade controls takes into consideration and builds on existing approaches to export control compliance, and in particular:

Bei der Entwicklung der ICP-Leitlinien der EU für Kontrollen des Dual-Use-Handels wurden vorhandene Konzepte für Compliance im Zusammenhang mit Ausfuhrkontrollen herangezogen, insbesondere:

- the 2011 Wassenaar Arrangement Best Practice Guidelines on Internal Compliance Programmes for Dual-Use Goods and Technologies (3),

- die „Best Practice Guidelines on Internal Compliance Programmes for Dual-Use Goods and Technologies“ von 2011 des Wassenaar-Arrangements (3),

- the ‘Best Practice Guide for Industry’ from the Nuclear Suppliers Group (NSG) (4)

- der „Best Practice Guide for Industry“ der Nuclear Suppliers Group (NSG) (4),

- the ICP elements in the Commission Recommendation 2011/24/EU (5),

- die ICP-Elemente der Empfehlung 2011/24/EU der Kommission (5),

- the results from the fourth Wiesbaden Conference (2015) on ‘Private Sector Engagement in Strategic Trade Controls: Recommendations for Effective Approaches on United Nations Security Council Resolution 1540 (2004) Implementation’

- die Ergebnisse der 4. Wiesbaden-Konferenz (2015) zum „Private Sector Engagement in Strategic Trade Controls: Recommendations for Effective Approaches on United Nations Security Council Resolution 1540 (2004) Implementation“,

- the 2017 United States Export Control and Related Border Security Program ICP Guide website (6).

- die Website „ICP Guide“ (6) (2017) des United States Export Control and Related Border Security Program.

The guidance contains 7 core elements that should not be considered as an exhaustive list, nor should their order be perceived as ranking from very important to less important. They are identified as cornerstones for a company's tailor-made ICP and aim at assisting companies in their reflections on the most appropriate means and procedures for compliance with EU and national dual-use trade control laws and regulations. Affected companies are expected to have a range of existing policies and processes in place in relation to export control. For these companies, the core elements' structure could facilitate benchmarking their compliance approach. A company's approach to compliance that includes policies and internal procedures for, at least, all the core elements could be expected to be in line with the EU ICP guidance for dual-use trade controls. For companies that are in the process of developing a compliance approach for dual-use trade, the core elements' structure offers a basic and generic skeleton for company compliance.

Die vorliegenden Leitlinien umfassen sieben Kernelemente; die Aufzählung ist nicht erschöpfend und stellt keine Rangordnung der Wichtigkeit dar. Diese Kernelemente werden als Eckpunkte eines auf ein Unternehmen zugeschnittenen ICP betrachtet; sie sollen Unternehmen unterstützen, die sich über die am besten geeigneten Mittel und Verfahren zur Einhaltung der für die Kontrolle des Dual-Use-Handels geltenden Rechtsvorschriften der EU und der Mitgliedstaaten Gedanken machen. Von betroffenen Unternehmen wird erwartet, dass sie eine Reihe von Maßnahmen und Verfahren zur Ausfuhrkontrolle anwenden. Die Struktur der Kernelemente könnte ein Benchmarking ihres Compliance-Konzepts erleichtern. Das Compliance-Konzept eines Unternehmens mit Maßnahmen und internen Verfahren für zumindest alle Kernelemente sollte den ICP-Leitlinien der EU für die Kontrolle des Handels mit Dual-Use-Gütern entsprechen. Unternehmen, die dabei sind, ein Compliance-Konzept für den Dual-Use-Handel zu entwickeln, bietet die Struktur der Kernelemente ein brauchbares Grundgerüst.

At a general level, the most important aspect of developing an ICP, is to keep it relevant to the company's organisation and activities, and to make sure that internal processes are easy to understand and follow, and capture the day-to-day operations and procedures. The individual requirements and characteristics of an ICP will depend on the size, structure and scope of the company's specific business activity, but also on the strategic nature of its items and possible end-uses or end-users, on the geographic presence of its customers and on the complexity of internal export processes. Therefore, it is important to stress that, during the development of this guidance, potential implementation challenges for Small and Medium Sized Enterprises (SMEs) were systematically considered.

Bei der Entwicklung eines ICP kommt es vor allem darauf an, dass es zur Organisationsstruktur und zur Tätigkeit des Unternehmens passt, dass interne Prozesse gut verständlich sind und leicht eingehalten werden können und dass die täglichen Abläufe und Verfahren einbezogen sind. Welche Anforderungen und Merkmale ein ICP aufweist, hängt von der Größe, der Struktur und dem Umfang der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Unternehmens, vom strategischen Charakter seiner Güter und den möglichen Endverwendungen oder Endverwendern, vom Standort seiner Kunden und von der Komplexität der internen Ausfuhrverfahren ab. In dem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass bei der Entwicklung dieser Leitlinien auch mögliche Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Umsetzung systematisch berücksichtigt worden sind.

Disclaimer

Haftungsausschluss

This guidance is of a non-binding character and should not to be considered as legal advice. This guidance is without prejudice to the decisions on authorisations, that are the responsibility of the competent authorities under Regulation (EC) No 428/2009.

Diese Leitlinien sind nicht bindend und nicht als rechtliche Beratung zu verstehen. Sie lassen die Entscheidungen über Genehmigungen unberührt, für die die zuständigen Behörden nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 verantwortlich sind.

In case you wish to share feedback on the content of this document, please contact your competent authority (see Annex 3).

Falls Sie Anmerkungen zu diesem Dokument haben, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Behörde (siehe Anhang 3).

EU ICP GUIDANCE FOR DUAL-USE TRADE CONTROLS

ICP-LEITLINIEN DER EU FÜR DIE KONTROLLE DES HANDELS MIT DUAL-USE-GÜTERN

The following core elements are essential for an effective dual-use trade control Internal Compliance Programme:

Die folgenden Kernelemente sind für ein Compliance-Programm zur wirksamen Kontrolle des Dual-Use-Handels besonders wichtig:

1. Top-level management commitment to compliance

1. Bekenntnis der obersten Führungsebene zur Compliance

2. Organisation structure, responsibilities and resources

2. Organisationsstruktur, Zuständigkeiten und Ressourcen

3. Training and awareness raising

3. Schulung und Sensibilisierung

4. Transaction screening process and procedures

4. Screeningablauf und -verfahren in Bezug auf Geschäftsvorgänge

5. Performance review, audits, reporting and corrective actions

5. Leistungsüberprüfung, Audits, Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen

6. Recordkeeping and documentation

6. Führen von Aufzeichnungen und Dokumentation

7. Physical and information security

7. Physische Sicherheit und Informationssicherheit

For each core element, the section ‘What is expected?’ describes the ICP related objective(s). The section ‘What are the steps involved?’ further specifies the actions and outlines possible solutions for developing or implementing compliance procedures.

Zu jedem Kernelement werden im Abschnitt „Was wird erwartet?“ die mit dem ICP verfolgten Ziele beschrieben. Im Abschnitt „Was sind die einzelnen Schritte?“ werden die Maßnahmen genauer spezifiziert und mögliche Lösungen für die Entwicklung oder die Umsetzung von Compliance-Verfahren skizziert.

With this in mind, the core elements should be understood as ‘building blocks’ for the preparation of ICPs by companies involved in dual-use trade. Each company should describe within its own tailor-made ICP how it implements the relevant core elements in consideration of its specific circumstances.

Vor diesem Hintergrund sind die Kernelemente als „Bausteine“ zur Vorbereitung der ICP von Unternehmen, die mit Dual-Use-Gütern handeln, zu betrachten. Jedes Unternehmen sollte in seinem eigenen maßgeschneiderten ICP beschreiben, wie die maßgeblichen Kernelemente unter Berücksichtigung der innerbetrieblichen Besonderheiten umgesetzt werden.

In doing so, all companies involved in dual-use trade should consider in particular the actions contained in the section ‘What are the steps involved’, though companies may deviate from these actions if there are company-specific reasons for doing so.

Dabei sollten alle am Dual-Use-Handel beteiligten Unternehmen insbesondere die Maßnahmen im Abschnitt „Was sind die einzelnen Schritte?“ berücksichtigen, von denen sie aus betriebsinternen Gründen aber auch abweichen können.

RISK ASSESSMENT

RISIKOBEWERTUNG

An ICP needs to be tailored to the size, the structure and scope of the business, and, especially, to the company's specific business activity and related risks. Therefore, if a company wants to develop or review its compliance programme for dual-use trade control, it is recommended to start with a risk assessment to determine its specific dual-use trade risk profile. It will help the company to become aware of what parts of its business need to be covered by the ICP and target the ICP to the company's specific circumstances.

Ein ICP muss auf die Größe, die Struktur und den Umfang des Unternehmens und insbesondere auf die jeweilige Geschäftstätigkeit und die damit verbundenen Risiken zugeschnitten sein. Ein Unternehmen, das ein Compliance-Programm für die Kontrolle des Dual-Use-Handels entwickeln oder überprüfen will, sollte daher mit einer Risikobewertung beginnen, um das Risikoprofil seines Dual-Use-Handels zu bestimmen. Dieser Vorgang veranschaulicht dem Unternehmen, welche Geschäftsbereiche in das ICP einbezogen werden müssen, und hilft ihm, das ICP auf die Besonderheiten des Unternehmens auszurichten.

The risk assessment should carefully assess the product range, customer base and business activity that are or could be affected by dual-use trade control. It should identify relevant vulnerabilities and risks so that the company can incorporate ways to mitigate them under the ICP. Even though this risk assessment cannot identify all vulnerabilities and risks your company may face in future, it will give the company a better base to develop or review its ICP.

Gegenstand einer sorgfältigen Risikobewertung sind die Produktpalette, die Kundschaft und die Geschäftstätigkeit, die von der Kontrolle des Dual-Use-Handels betroffen sind oder sein könnten. So lassen sich relevante Schwachstellen und Risiken aufdecken, die dann im Rahmen des ICP verringert werden können. Zwar kann die Risikobewertung nicht alle potenziellen künftigen Schwachpunkte und Risiken Ihres Unternehmens aufzeigen, doch auf jeden Fall verschaffen Sie sich damit eine bessere Grundlage für die Entwicklung oder Überprüfung Ihres ICP.

Companies often already have internal control processes in place and therefore, do not need to start from scratch when designing ICPs. The risk assessment supports a company to assess its existing corporate policies and procedures against export control related risks and come up with a course of action for adapting them, if necessary. In addition, promoting synergies between existing policies and export control requirements is a further step to consider from the beginning. For instance, it is a good practice to insert cross references to export control principles and requirements in the company's code of conduct, if available.

Viele Unternehmen verfügen bereits über interne Kontrollverfahren, sodass sie, wenn sie ein ICP planen, nicht bei Null anfangen müssen. Die Risikobewertung unterstützt das Unternehmen bei der Beurteilung seiner unternehmerischen Maßnahmen und Verfahren zur Risikoabwehr im Zusammenhang mit Ausfuhrkontrollen und bei eventuellen Anpassungsmaßnahmen. Darüber hinaus sollte auch von Anfang an daran gedacht werden, Synergien zwischen bereits vorhandenen Maßnahmen und Anforderungen der Ausfuhrkontrollen zu fördern. So ist es beispielsweise bewährte Praxis, im gegebenenfalls vorhandenen Unternehmenskodex auf Grundsätze und Anforderungen der Ausfuhrkontrollen des Unternehmens zu verweisen.

The outcomes of this risk assessment will affect the necessary actions and appropriate solutions for developing or implementing the company's specific compliance procedures.

Die Ergebnisse dieser Risikobewertung haben einen Einfluss auf die notwendigen Maßnahmen und geeigneten Lösungen für die Entwicklung oder Umsetzung der unternehmensspezifischen Compliance-Verfahren.

A company may try to benefit as much as possible from the advantages of global, group-wide ICP solutions, but must always comply with all applicable EU and Member State laws and regulations.

Jedes Unternehmen kann versuchen, so viel wie möglich von den Vorteilen globaler, konzernweiter ICP-Lösungen zu profitieren, doch muss dies stets mit allen geltenden Rechtsvorschriften der EU und des Mitgliedstaats vereinbar sein.

AUTHORISED ECONOMIC OPERATOR (7)

ZUGELASSENER WIRTSCHAFTSBETEILIGTER (7)

If a company holds of a valid Authorised Economic Operator (AEO) authorisation, the assessment of the company's compliance covering relevant customs activities could be taken into account for the purpose of developing or reviewing an ICP.

Wenn ein Unternehmen über eine gültige Bewilligung des Status als Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) verfügt, kann die Bewertung seiner Compliance in Bezug auf relevante Zolltätigkeiten bei der Entwicklung oder Überarbeitung eines ICP herangezogen werden.

Taking into consideration that customs authorities have checked the customs routines and procedures of your company, the AEO status could be an asset for establishing or reviewing procedures relating to ICP core elements such as recordkeeping and physical security.

Da die Zollabläufe und Zollverfahren Ihres Unternehmens von den Zollbehörden überprüft worden sind, kann der AEO-Status ein Pluspunkt bei der Festlegung oder Überprüfung von Verfahren rund um ICP-Kernelemente wie das Führen von Aufzeichnungen oder physische Sicherheit sein.

1. Top-level management commitment to compliance

1. Bekenntnis der obersten Führungsebene zur Compliance

Effective ICPs reflect a top-down process whereby the company's top-level management gives significance, legitimacy, and organisational, human and technical resources for the corporate compliance commitments and compliance culture.

Ein wirksames ICP orientiert sich an einem Top-down-Prozess, in dem die oberste Führungsebene des Unternehmens der unternehmerischen Compliance-Verpflichtung und Compliance-Kultur Bedeutung und Legitimität verleiht und organisatorische, personelle und technische Ressourcen bereitstellt.

What is expected?

Was wird erwartet?

Top-level management commitment aims to build compliance leadership (lead by example) and corporate compliance culture for dual-use trade control.

Die oberste Führungsebene will mit ihrem Bekenntnis eine Führungsrolle in der Compliance übernehmen (mit gutem Beispiel vorangehen) und eine unternehmerische Compliance-Kultur für die Kontrolle des Dual-Use-Handels schaffen.

A written statement of support to internal compliance procedures by the top-level management promotes the company's awareness of the objectives of dual-use trade controls and compliance with the relevant EU and Member State laws and regulations.

Die von der obersten Führungsebene schriftlich zugesicherte Unterstützung für interne Compliance-Verfahren fördert im Unternehmen das Bewusstsein für die Ziele der Kontrolle des Dual-Use-Handels und die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften der EU und des betreffenden Mitgliedstaats.

The commitment indicates clear, strong and continuous engagement and support by top-level management. It results in sufficient organisational, human and technical resources for the company's commitment to compliance. The management communicates clearly and regularly to employees about the corporate commitment in order to promote a culture of compliance.

Das Bekenntnis lässt eine klare, starke und anhaltende Engagiertheit und Unterstützung durch die oberste Führungsebene erkennen. Auf dieser Grundlage stehen ausreichende organisatorische, personelle und technische Ressourcen für die Compliance-Verpflichtung des Unternehmens zur Verfügung. Die Geschäftsleitung unterrichtet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar und regelmäßig über die unternehmerische Verpflichtung, um eine Kultur der Compliance zu fördern.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Develop a corporate commitment statement stating that the company complies with all EU and Member State dual-use trade control laws and regulations.

Halten Sie in einer unternehmerischen Verpflichtungserklärung fest, dass das Unternehmen alle für Kontrollen des Dual-Use-Handels geltenden Rechtsvorschriften der EU und des Mitgliedstaats einhält.

Define the management's specific compliance expectations and convey the importance and value placed on effective compliance procedures (8).

Definieren Sie die speziellen Erwartungen der Geschäftsleitung in Bezug auf die Compliance und vermitteln Sie die Bedeutung und den Wert wirksamer Compliance-Verfahren. (8)

Clearly and regularly communicate the corporate commitment statement to all employees (also employees with no role in dual-use trade control) in order to promote a culture of compliance (9).

Übermitteln Sie die Erklärung klar und regelmäßig an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (auch diejenigen, die nicht an der Kontrolle des Dual-Use-Handels beteiligt sind), um eine Compliance-Kultur zu fördern. (9)

2. Organisation structure, responsibilities and resources

2. Organisationsstruktur, Zuständigkeiten und Ressourcen

Sufficient organisational, human and technical resources are essential for effectively developing and implementing compliance procedures. Without a clear organisation structure and well-defined responsibilities, an ICP risks suffering from lack of oversight and undefined roles. Having a strong structure helps organisations work out problems when they arise and prevent unauthorised transactions from occurring.

Ausreichende organisatorische, personelle und technische Ressourcen sind für die wirksame Entwicklung und Umsetzung von Compliance-Verfahren unerlässlich. Ohne eine klare Organisationsstruktur und genau definierte Zuständigkeiten wird es dem ICP schnell an Übersichtlichkeit und genauer Aufgabenverteilung mangeln. Eine starke Organisationsstruktur hilft bei der Bewältigung entstehender Probleme und verhindert, dass nicht genehmigte Geschäfte getätigt werden.

What is expected?

Was wird erwartet?

The company has an internal organisational structure that is set down in writing (for instance in an organisational chart) and that allows for conducting internal compliance controls. It identifies and appoints the person(s) with the overall responsibility to ensure the corporate compliance commitments. Please be aware that in some Member States this must be a member of the top-level management.

Das Unternehmen verfügt über eine schriftlich fixierte (z. B. in einem Organigramm) interne Organisationsstruktur, die interne Compliance-Kontrollen ermöglicht. Es ermittelt und benennt die Person (bzw. mehrere Personen), die umfassende Zuständigkeit besitzt, um die Einhaltung der Compliance-Verpflichtungen des Unternehmens zu gewährleisten. Beachten Sie, dass in einigen Mitgliedstaaten diese Person der obersten Führungsebene angehören muss.

All compliance related functions, duties and responsibilities are defined, assigned and connected to each other in an order that ensures the management that the company conducts overall compliance. Where appropriate or even necessary, functions and/or duties relating to export controls (but not the overall responsibility) may be delegated within the entity or shared between two or more corporate entities within the EU.

Alle mit Compliance verbundenen Funktionen, Pflichten und Zuständigkeiten sind so definiert, zugewiesen und untereinander verknüpft, dass sich die Geschäftsleitung der durchgängigen Einhaltung der Compliance im Unternehmen sicher sein kann. Soweit es angebracht oder auch notwendig ist, können Funktionen und/oder Pflichten im Zusammenhang mit Ausfuhrkontrollen (jedoch nicht die Gesamtverantwortung) innerhalb der Einheit delegiert oder für zwei oder mehrere Unternehmenseinheiten in der EU wahrgenommen werden.

The company adequately staffs all areas of the business that are related to dual-use trade with employees who demonstrably have the required skills. At least one person in the company is (not necessarily exclusively) entrusted with a dual-use trade control function. This function can be shared between corporate entities within the EU as long as an appropriate level of controls is maintained. Please note however that in some EU Member States this may not be possible, as national export control legislation requires a dedicated person to be appointed locally.

Das Unternehmen stattet alle Geschäftsbereiche, die mit dem Dual-Use-Handel zu tun haben, angemessen mit entsprechend qualifizierten Mitarbeitern aus. Mindestens eine Person im Unternehmen übt (nicht unbedingt ausschließlich) eine Kontrollfunktion in Bezug auf den Dual-Use-Handel aus. Diese Funktion kann sich auf mehrere Unternehmenseinheiten innerhalb der EU erstrecken, solange angemessene betriebliche Kontrollen stattfinden. Dies gilt jedoch nicht für alle EU-Mitgliedstaaten, da einige der nationalen Rechtsvorschriften für Ausfuhrkontrollen vorsehen, dass eine Person vor Ort damit beauftragt sein muss.

Dual-use trade control staff should be protected as much as possible from conflicts of interest. This staff is entitled to directly report to the person(s) with the overall responsibility for dual-use trade controls and should additionally have the power to stop transactions.

Das Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel muss so weit wie möglich vor Interessenkonflikten geschützt sein. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich direkt an die mit der übergeordneten Kontrollfunktion ausgestatteten Person/en wenden, und sie sollten darüber hinaus berechtigt sein, ein Geschäft zu stoppen.

Dual-use trade control staff must have access to the relevant legislative texts, including the latest lists of controlled goods and lists concerning embargoed or sanctioned destinations and entities. Appropriate operational and organisational processes and procedures, relevant for dual-use trade controls, are documented, gathered and distributed to all relevant personnel.

Das Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel muss Zugang zu den einschlägigen Rechtsvorschriften und den aktuellen Listen kontrollierter Güter und Listen der mit einem Embargo oder Sanktionen belegten Ziele und Einrichtungen haben. Geeignete operative und organisatorische Abläufe und Verfahren, die für die Kontrolle des Dual-Use-Handels relevant sind, werden dokumentiert, gesammelt und an alle relevanten Mitarbeiter weitergegeben.

The company should have a compilation of the documented processes and procedures (e.g. in a compliance manual) that is up-to-date. Depending on its size and its business volume, the company should consider the need for IT support for internal compliance procedures.

Das Unternehmen sollte die dokumentierten Abläufe und Verfahren zusammenstellen (z. B. in einem Compliance-Handbuch) und diese Sammlung auf dem neuesten Stand halten. Je nach Größe und Geschäftsumfang sollte das Unternehmen prüfen, ob es für seine internen Compliance-Verfahren digitale Unterstützung benötigt.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Determine the number of dual-use trade control staff, taking into account legal and technical aspects which need to be covered. Entrust at least one person in the company with the company's dual-use trade compliance and ensure that an equally qualified substitute can assume the task in case of absence (such as sickness, holiday and so on). Depending on the average volume of orders, this person may only have to handle tasks relating to dual-use export control on a part-time basis.

Legen Sie die Anzahl der für die Kontrolle des Dual-Use-Handels zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Berücksichtigung der abzudeckenden rechtlichen und technischen Aspekte fest. Betrauen Sie mindestens eine Person im Unternehmen mit der Compliance in Bezug auf den Dual-Use-Handel und sorgen Sie dafür, dass bei deren Abwesenheit (wegen Krankheit, Urlaub usw.) ein ebenso qualifizierter Stellvertreter bereitsteht. Je nachdem, wie groß das durchschnittliche Auftragsvolumen ist, muss diese Person möglicherweise nur zeitweise für Kontrollaufgaben im Zusammenhang mit dem Dual-Use-Handel zur Verfügung stehen.

Clearly identify, define and assign all compliance related functions, duties and responsibilities, possibly in an organisational chart. Clearly identify back-up functions whenever possible.

Alle mit der Compliance verbundenen Funktionen, Pflichten und Zuständigkeiten sind genau zu bestimmen, zu definieren und zuzuweisen, gegebenenfalls in einem Organigramm. Benennen Sie auch Unterstützungsfunktionen, wo immer dies möglich ist.

Make sure that the internal organisational structure for dual-use trade control is known throughout the organisation and that the internal records of these assignments are routinely updated and distributed to employees. Make the contact details of the responsible person for dual-use trade control questions known within the company. If trade control duties are being outsourced, the interface to and the communication with the company needs to be organised.

Sorgen Sie dafür, dass die interne Organisationsstruktur für die Kontrolle des Dual-Use-Handels im gesamten Unternehmen bekannt ist und dass die internen Aufzeichnungen über die Aufgabenverteilung regelmäßig aktualisiert und an die Mitarbeiter weitergeleitet werden. Machen Sie die Kontaktdaten der für Kontrollfragen zuständigen Person im Unternehmen bekannt. Falls Kontrollaufgaben ausgelagert werden, müssen die Schnittstelle zum und die Kommunikation mit dem Unternehmen organisiert werden.

Define the knowledge and skills needed by legal and technical dual-use trade control staff. Job descriptions are recommended.

Definieren Sie die Kenntnisse und Fähigkeiten, über die das für rechtliche und technische Fragen zuständige Kontrollpersonal verfügen muss. Jobbeschreibungen werden empfohlen.

Make sure that dual-use trade control staff is protected as much as possible from conflicts of interest. Depending on the size of the company, the responsibility for compliance may be laid down at a suitable department or division. For example: person(s) making the final decision whether goods can be shipped, are not part of the sales department, but part of the legal department. Allow this staff to function as expert advisors to guide company decisions resulting in compliant transactions.

Sorgen Sie dafür, dass das Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel soweit wie möglich vor Interessenkonflikten geschützt ist. Je nach Größe des Unternehmens kann eine entsprechende Abteilung für die Compliance zuständig sein. Beispielsweise könnte die Person, die abschließend darüber entscheidet, ob Güter ausgeliefert werden können, statt der Vertriebsabteilung der Rechtsabteilung angehören. Ermöglichen Sie es diesen Mitarbeitern, als Fachberater zu Unternehmensentscheidungen beizutragen, damit Geschäfte vorschriftsmäßig abgewickelt werden.

Document and distribute the set of policies and procedures addressing dual-use trade controls to all relevant personnel.

Dokumentieren Sie sämtliche Maßnahmen und Verfahren zur Kontrolle des Dual-Use-Handels und leiten Sie sie an alle damit befassten Mitarbeiter weiter.

Compile the documented policies and procedures and consider the format of a compliance manual.

Tragen Sie die dokumentieren Maßnahmen und Verfahren zusammen und stellen Sie sie eventuell in einem Compliance-Handbuch zusammen.

3. Training and awareness raising

3. Schulung und Sensibilisierung

Training and awareness raising on dual-use trade control is essential for staff to duly perform their tasks and take compliance duties seriously.

Schulung und Sensibilisierung für die Kontrolle des Dual-Use-Handels sind überaus wichtig, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausführen können und die Compliance-Verpflichtungen ernst nehmen.

What is expected?

Was wird erwartet?

The company ensures via training that the dual-use trade control staff is aware of all relevant export control regulations as well as the company's ICP and all amendments to them. Examples of training material are external seminars, subscription to information sessions offered by competent authorities, in-house training events, and so on.

Das Unternehmen stellt durch Schulungen sicher, dass das Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel über alle einschlägigen Rechtsvorschriften für Ausfuhrkontrollen und über das ICP des Unternehmens und sämtliche Änderungen Bescheid weiß. Hierfür kommen beispielsweise externe Seminare, Informationsveranstaltungen zuständiger Behörden, innerbetriebliche Schulungen usw. in Betracht.

Furthermore, the company carries out awareness raising for the employees at all relevant levels.

Außerdem sorgt das Unternehmen für eine Sensibilisierung der Beschäftigten auf allen relevanten Ebenen.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Provide compulsory, periodic training for all dual-use trade control staff to ensure they possess the knowledge to be compliant with the regulations and the company's ICP.

Führen Sie regelmäßig obligatorische Schulungen für alle für die Kontrolle des Dual-Use-Handels zuständigen Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie die Rechtsvorschriften und das ICP des Unternehmens einzuhalten sind.

Ensure via training that all concerned employees are aware of all relevant dual-use trade control laws, regulations, policies, control lists and all amendments to them as soon as they are made public by the competent authorities. If possible, consider customised trainings.

Sorgen Sie durch Schulungen aller betroffenen Mitarbeiter dafür, dass sie alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Maßnahmen und Kontrolllisten mit sämtlichen Änderungen kennen, sobald diese von den zuständigen Behörden veröffentlicht werden. Ziehen Sie auch auf das Unternehmen zugeschnittene Schulungen in Betracht.

Develop general awareness raising for all employees and dedicated training activities for e.g. purchasing, engineering, project management, shipping, customer care and invoicing.

Sorgen Sie für die allgemeine Sensibilisierung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bieten Sie gezielte Schulungen, z. B. für die Bereiche Einkauf, Technik, Projektmanagement, Versand, Kundenbetreuung und Rechnungswesen, an.

Consider, whenever appropriate, to make use of national or EU training initiatives for dual-use trade control.

Prüfen Sie, ob eventuell Schulungsinitiativen auf nationaler oder auf EU-Ebene für die Kontrolle des Dual-Use-Handels genutzt werden können.

Incorporate lessons learnt from performance reviews, audits, reporting and corrective actions, whenever possible, in your training or export awareness programs.

Lassen Sie nach Möglichkeit Erkenntnisse aus Leistungsüberprüfungen, Audits, Berichten und Korrekturmaßnahmen in Ihre Schulungen oder Sensibilisierungsprogramme einfließen.

4. Transaction screening process and procedures

4. Screeningablauf und -verfahren in Bezug auf Geschäftsvorgänge

In terms of operational implementation, transaction screening is the most critical element of an ICP. This element contains the company's internal measures to ensure that no transaction is made without the required license or in breach of any relevant trade restriction or prohibition.

Für die operative Umsetzung ist das Screening von Geschäftsvorgängen das kritischste Element eines ICP. Dieses Element beinhaltet die betriebsinternen Maßnahmen, mit denen sichergestellt werden soll, dass kein Geschäft ohne die erforderliche Genehmigung oder unter Verletzung einschlägiger Handelsbeschränkungen oder Handelsverbote abgewickelt wird.

The transaction screening procedures collect and analyse relevant information concerning item classification, transaction risk assessment, license determination and application, and post-licensing controls.

Durch das Screening von Geschäftsvorgängen werden relevante Informationen über die Güterklassifizierung, die Bewertung des Geschäftsrisikos, die Ermittlung und Beantragung von Genehmigungen und die Kontrollen nach der Erteilung von Genehmigungen gesammelt und analysiert.

Transaction screening measures also allow the company to develop and maintain a certain standard of care for handling suspicious enquiries or orders.

Das Screening von Geschäftsvorgängen ermöglicht es dem Unternehmen auch, systematisch ein bestimmtes Maß an Vorsicht beim Umgang mit verdächtigen Anfragen oder Aufträgen zu entwickeln und beizubehalten.

What is expected?

Was wird erwartet?

The company establishes a process to evaluate whether or not a transaction involving dual-use items is subject to national or EU dual-use trade controls and determine the applicable processes and procedures. In case of recurring transactions, transaction screening needs to be performed periodically.

Das Unternehmen entwickelt ein Bewertungsverfahren, um festzustellen, ob ein Geschäft mit Dual-Use-Gütern Ausfuhrkontrollvorschriften des Mitgliedstaats oder der EU unterliegt, und legt die anzuwendenden Abläufe und Verfahren fest. Bei wiederholten Geschäften ist das Geschäftsscreening regelmäßig durchzuführen.

This core element is divided into:

Dieses Kernelement ist folgendermaßen unterteilt:

- Item classification, for goods, software and technology;

- Güterklassifizierung von physischen Gütern, Software und Technologie;

- Transaction risk assessment, including - Checks on trade-related embargoed, sanctioned or ‘sensitive destinations and entities’ (10); - Stated end-use and involved parties screening; - Diversion risk screening; - ‘Catch-all controls’ for non-listed dual-use items;

- Bewertung des Geschäftsrisikos mit: - Prüfung im Hinblick auf mit Embargo oder Sanktionen belegte oder sicherheitssensible Ziele und Unternehmen (10); - Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien; - Screening in Bezug auf Umlenkungsrisiken; - Catch-all-Kontrollen nicht gelisteter Dual-Use-Güter;

- Determination of license requirements and licence application as appropriate, including for brokering, transfer and transit activities; and

- Feststellung der Genehmigungsanforderungen und gegebenenfalls Antrag auf Genehmigung, auch für Vermittlung, Verbringung und Durchfuhr;

- Post-licencing controls, including shipment control and compliance with the conditions of the authorisation.

- Kontrollen nach Erteilung einer Genehmigung wie Versandkontrollen und Einhaltung der Genehmigungsbedingungen.

In case of doubt or suspicion during the transactions screening process, in particular about the results of the stated end-use and involved parties or diversion risk screening, please consult with the competent authority in the EU Member State where your company is established.

Sollten im Verlauf des Screeningprozesses Zweifel oder Verdachtsmomente aufkommen, insbesondere hinsichtlich der angegebenen Endverwendung und der beteiligten Parteien oder des Umlenkungsrisikos, wenden Sie sich bitte an die zuständige Behörde des EU-Mitgliedstaats, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat.

Transaction screening can be done manually or with the support of automated tools, depending on your company's needs and available resources.

Das Screening von Geschäftsvorgängen kann je nach Bedarf und zur Verfügung stehenden Ressourcen Ihres Unternehmens manuell oder automatisiert erfolgen.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Item classification

Güterklassifizierung

Item classification is about determining whether the items are listed. This is done by comparing the technical characteristics of an item against the EU and national dual-use control lists. If applicable, identify whether the item is subject to restrictive measures (including sanctions) imposed by the EU or the EU Member State in which your company is established.

Bei der Güterklassifizierung geht es darum festzustellen, ob die betreffenden Güter in einer einschlägigen Liste aufgeführt sind. Dazu werden die technischen Merkmale des Produkts mit den Kontrolllisten der EU und des Mitgliedstaats für Dual-Use-Güter abgeglichen. Gegebenenfalls ist festzustellen, ob das betreffende Produkt Beschränkungen (Sanktionen) der EU oder des EU-Mitgliedstaats, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat, unterliegen.

Understand that dual-use items, whether a physical product, software or technology, could require a license for various reasons.

Für Dual-Use-Güter, ob physisches Produkt, Software oder Technologie, kann aus verschiedenen Gründen eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich sein.

Pay particular attention to the classification of dual-use components and spare parts, and to the classification of dual-use software and technology that can be transferred by email or made available via, for instance, a ‘Cloud’ service abroad.

Achten Sie insbesondere auf die Klassifizierung von Komponenten und Ersatzteilen mit doppeltem Verwendungszweck sowie von Software und Technologie mit doppeltem Verwendungszweck, die per E-Mail übermittelt oder beispielsweise über einen ausländischen Cloud-Dienst zur Verfügung gestellt werden können.

Gather information about the possible misuse of your dual-use items in the context of e.g. conventional military or WMD proliferation. Share this information within the company.

Sammeln Sie Informationen über eventuelle missbräuchliche Verwendungen Ihrer Dual-Use-Güter, z. B. im Zusammenhang mit der Weiterverbreitung von konventionellen militärischen Gütern oder Massenvernichtungswaffen. Leiten Sie diese Informationen im Unternehmen weiter.

It is recommended to request information from your supplier(s) about the dual-use classification of materials, components, subsystems that are processed or integrated by your company, including machinery used in the production. It is still your company's responsibility to check the classification received from the supplier(s).

Es wird angeraten, von Ihren Lieferanten Auskünfte über die Dual-Use-Klassifizierung der Materialien, Komponenten und Teilsysteme anzufordern, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet oder eingebaut werden, einschließlich der in der Produktion verwendeten Maschinen. Ihr Unternehmen muss die von den Lieferanten erhaltene Klassifizierung auf jeden Fall überprüfen.

As required by Article 22(10) of the EC dual-use Regulation (EC) No 428/2009, mention — with a reference to the relevant legislation — in the commercial documents relating to intra-EU-transfers that the transaction involves listed dual-use items and are subject to controls if exported from the EU.

Vermerken Sie in Geschäftspapieren zu einer innergemeinschaftlichen Verbringung gemäß Artikel 22 Absatz 10 der Dual-Use-Verordnung (EG) Nr. 428/2009 mit Verweis auf die einschlägigen Rechtsvorschriften, dass es sich um Dual-Use-Güter handelt, die bei Ausfuhr aus der EU einer Kontrolle unterliegen.

Transaction risk assessment

Bewertung des Geschäftsrisikos

Checks on embargoed, sanctioned or sensitive destinations and entities

Überprüfung im Hinblick auf mit Embargo oder Sanktionen belegte oder sicherheitssensible Ziele und Unternehmen

Ensure that none of the involved parties (intermediaries, purchaser, consignee or end-user) are subject to restrictive measures (sanctions) by consulting the up-to-date sanctions lists (11).

Vergewissern Sie sich durch Konsultation der aktuellen Sanktionslisten (11), dass keine der beteiligten Parteien (Zwischenhändler, Käufer, Empfänger oder Endverwender) irgendwelchen Beschränkungen (Sanktionen) unterliegt.

Stated end-use and involved parties screening;

Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien;

Know your customers and their end-use of your products.

Sie sollten Ihre Kunden und deren Endverwendung Ihrer Produkte kennen.

Consult the information provided by your competent authority for EU and national rules and requirements concerning end-use statements. Even without a national obligation to submit a correctly filled-out and signed end-use statement, an end-use statement may be a useful means to check the reliability of the end-user/consignee and the information can be used to determine if an authorisation is required for non-listed dual-use items where there are stated end-use concerns under the terms of Article 4 of Regulation (EC) No 428/2009 (12).

Konsultieren Sie die Informationen Ihrer zuständigen Behörde über EU- und nationale Rechtsvorschriften und Anforderungen an die Endverwendungserklärung. Auch wenn auf nationaler Ebene eine korrekt ausgefüllte und unterzeichnete Endverwendungserklärung nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann eine solche Erklärung zur Überprüfung der Zuverlässigkeit des Endverwenders/Empfängers hilfreich sein; anhand der enthaltenen Angaben lässt sich feststellen, ob für nicht gelistete Dual-Use-Güter eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist, wenn im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 Bedenken hinsichtlich der Endverwendung bestehen. (12)

Be vigilant for diversion risk indicators and signs about suspicious enquiries or orders e.g. assess if the stated end-use is consistent with the activities and/or markets of the end-user. Annex 2 contains a list of questions to support stated end-use and involved parties screening.

Achten Sie auf Anzeichen für ein Umlenkungsrisiko und für verdächtige Anfragen oder Aufträge, indem Sie z. B. feststellen, ob die angegebene Endverwendung der Geschäftstätigkeit und/oder den Märkten des Endverwenders entspricht. Anhang 2 enthält eine Liste von Fragen für das Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien.

Diversion risk screening

Screening in Bezug auf Umlenkungsrisiken

Be vigilant for diversion risk indicators and signs about suspicious enquiries or orders. Annex 2 contains a list of questions to support diversion risk screening.

Achten Sie auf Anzeichen für eine mögliche Umlenkung und für verdächtige Anfragen oder Aufträge. Anhang 2 enthält eine Liste von Fragen für das Screening in Bezug auf Umlenkungsrisiken.

Pay particular attention to the catch-all controls for non-listed dual-use items, if the stated end-use and involved parties screening or the diversion risk screening provide information of concern under the terms of Article 4 of Regulation (EC) No 428/2009.

Denken Sie insbesondere an die Catch-all-Kontrollen für nicht gelistete Dual-Use-Güter, wenn das Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien oder auf Umlenkungsrisiken Anhaltspunkte ergibt, die im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 bedenklich sind.

‘Catch-all’ controls for non-listed dual-use items

Catch-all-Kontrollen für nicht gelistete Dual-Use-Güter

Ensure that the company has procedures in place to determine if it is ‘aware’ that there is information of concern about the stated end-use (under the terms of Article 4 of Regulation (EC) No 428/2009). If the exporter is ‘aware’, the company ensures that no export occurs without notifying the competent authority and without having received the competent authority's final decision.

Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Verfahren anwendet, um festzustellen, ob ihm „bekannt“ ist, dass bedenkliche Informationen hinsichtlich der angegebenen Endverwendung vorliegen (im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009). Wenn dem Ausführer dies „bekannt“ ist, stellt das Unternehmen sicher, dass keine Ausfuhr ohne Unterrichtung der zuständigen Behörde und ohne deren abschließende Entscheidung erfolgt.

For cases in which the exporter is being ‘informed’ by the competent authorities that there is information of concern about the stated end-use (under the terms of Article 4 of Regulation (EC) No 428/2009), then the company needs to have procedures in place to ensure the swift flow of information and the immediate stop of the export. It must be ensured that the export does not occur without having received an authorisation by the competent authority.

Wenn der Ausführer von den zuständigen Behörden „informiert“ wurde, dass bedenkliche Anhaltspunkte hinsichtlich der angegebenen Endverwendung vorliegen (im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009), müssen entsprechende Verfahren im Unternehmen den reibungslosen Informationsfluss und den unverzüglichen Abbruch der Ausfuhr sicherstellen. Es muss sichergestellt sein, dass die Ausfuhr nicht ohne Genehmigung der zuständigen Behörde erfolgt.

License determination and application, including for brokering, transfer and transit activities

Genehmigungsermittlung und Genehmigungsantrag, auch für Vermittlung, Verbringung und Durchfuhr

Ensure that your company has the contact details of the competent export control authority.

Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Unternehmen die Kontaktdaten der für Ausfuhrkontrollen zuständigen Behörde vorliegen.

Gather and disseminate information about the range of license types (including individual, global and general licenses) and controlled activities (including export, brokering, transfer and transit), and about the license application procedures relating to the applicable EU and national dual-use trade controls.

Denken Sie daran, Informationen über die verschiedenen Genehmigungsarten (wie Einzel- oder Globalausfuhrgenehmigung und allgemeine Ausfuhrgenehmigung) und kontrollierte Tätigkeiten (wie Ausfuhr, Vermittlung, Verbringung und Durchfuhr) und über die Verfahren zur Beantragung von Genehmigungen für die anzuwendenden Kontrollen des Dual-Use-Handels in der EU und auf nationaler Ebene zu sammeln und weiterzuleiten.

Be aware of less obvious controlled types of export (such as export via the ‘Cloud’ or via a person's personal baggage) and of dual-use trade control measures for activities other than export, such as technical assistance or brokering.

Achten Sie auf weniger offensichtlich kontrollierte Ausfuhrarten (z. B. über die Cloud oder in persönlichem Gepäck) und auf Maßnahmen zur Kontrolle von Dual-Use-Gütern nicht nur bei der Ausfuhr, sondern auch in anderen Bereichen wie technische Hilfe oder Vermittlung.

Post-licencing controls, including shipment control and compliance with the conditions of the authorisation

Kontrollen nach Erteilung einer Genehmigung wie Versandkontrollen und Einhaltung der Genehmigungsbedingungen

Before the actual shipment, there should be a final check that all steps ensuring compliance were duly taken. This is a good moment to check if items are correctly classified, if ‘red flags’ have been identified, if the screening of entities was effectively performed and if there is a valid licence for the shipment.

Vor dem tatsächlichen Versand sollte in einer abschließenden Prüfung festgestellt werden, ob alle Schritte, die die Einhaltung der Rechtsvorschriften gewährleisten, ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um festzustellen, ob Güter korrekt klassifiziert sind, ob Warnsignale festgestellt wurden, ob das Screening von Einrichtungen wirksam durchgeführt wurde und ob eine gültige Ausfuhrgenehmigung vorliegt.

A final transaction risk assessment is necessary in case of a change of relevant legislation in the meantime, for example if the commodity is now a listed dual-use item or the end-user is now sanctioned.

Eine abschließende Bewertung des Geschäftsrisikos ist notwendig, wenn in der Zwischenzeit maßgebliche Änderungen der Rechtsvorschriften vorgenommen wurden und beispielsweise die Güter mittlerweile auf einer einschlägigen Dual-Use-Liste aufgeführt sind oder der Endverwender mit einer Sanktion belegt ist.

Implement a procedure in which items can be stopped or put on hold when any of the requirements are not met, or when any ‘red flags’ are raised. The items should only be released by a person with responsibility for compliance.

Sehen Sie ein Verfahren vor, das es ermöglicht, die Ausfuhr von Gütern zu stoppen oder auszusetzen, wenn nicht alle Anforderungen erfüllt sind oder Warnsignale auftauchen. Die Güter sollten nur von einer Person freigegeben werden, die für die Compliance zuständig ist.

Ensure that the terms and conditions of the licence have been complied with (including reporting).

Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen für die Genehmigung (einschließlich Berichterstattung) erfüllt sind.

Be aware that any changes to the exporting company's details (such as name, address and legal status), to the details of the end-user and/or intermediaries and to the details of the authorised items may affect the validity of your license.

Bedenken Sie, dass sich Änderungen im Ausfuhrunternehmen (z. B. Name, Anschrift oder Rechtsform), beim Endverwender und/oder Zwischenhändler oder an den genehmigten Gütern auf die Gültigkeit Ihrer Ausfuhrgenehmigung auswirken können.

5. Performance review, audits, reporting and corrective actions

5. Leistungsüberprüfung, Audits, Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen

An ICP is not a static set of measures and therefore must be reviewed, tested and revised if proven necessary for safeguarding compliance.

Ein ICP ist kein statisches Maßnahmenpaket und muss daher überprüft, getestet und überarbeitet werden, wenn dies für die Compliance erforderlich ist.

Performance reviews and audits verify whether the ICP is implemented to operational satisfaction and is consistent with the applicable national and EU export control requirements.

Mit Leistungsüberprüfungen und Audits wird festgestellt, ob das ICP auf operativer Ebene zufriedenstellend umgesetzt wird und mit den geltenden nationalen und europäischen Anforderungen an Ausfuhrkontrollen in Einklang steht.

A well-functioning ICP has clear reporting procedures about the notification and escalation actions of employees when a suspected or known incident of non-compliance has occurred. As part of a sound compliance culture, employees must feel confident and reassured when they raise questions or report concerns about compliance in good faith.

Ein gut funktionierendes ICP beinhaltet klare Verfahren zur Meldung und Eskalation durch Mitarbeiter, wenn ein Fall von Non-Compliance vermutet wird oder bekannt geworden ist. Als Teil einer soliden Compliance-Kultur müssen die Mitarbeiter Vertrauen haben und sich sicher fühlen, wenn sie hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in gutem Glauben Fragen stellen oder Bedenken äußern.

Performance reviews, audits and reporting procedures are designed to detect inconsistencies to clarify and revise routines if they (risk to) result in non-compliance.

Durch Leistungsüberprüfungen, Audits und Berichtsverfahren sollen Unstimmigkeiten aufgedeckt werden, um Abläufe klären und ändern zu können, wenn sie zu Non-Compliance führen (könnten).

What is expected?

Was wird erwartet?

The company develops performance review procedures to verify the day-to-day compliance work within the company and to check whether the export control operations are implemented appropriately according to the ICP. Performance review is executed internally, enables the early detection of instances of non-compliance and the development of follow-up measures for damage control. Performance review thus reduces risks for the company.

Das Unternehmen entwickelt Verfahren der Leistungsüberprüfung, um die tägliche Compliance-Arbeit im Unternehmen zu prüfen und festzustellen, ob die Ausfuhrkontrollen ordnungsgemäß und dem ICP entsprechend durchgeführt werden. Die Leistungsüberprüfung erfolgt intern; sie ermöglicht es, Fälle von Non-Compliance frühzeitig zu erkennen und Folgemaßnahmen zur Schadensbegrenzung zu entwickeln. Somit trägt sie dazu bei, Risiken für das Unternehmen zu verringern.

The company has procedures in place for audits, being systematic, targeted and documented inspections to confirm that the ICP is correctly implemented. Audits can be performed internally or by qualified external practitioners.

Im Unternehmen finden Audits, d. h. systematische, gezielte und dokumentierte Inspektionen statt, um die korrekte Durchführung des ICP zu bestätigen. Audits können intern oder von qualifizierten externen Fachleuten vorgenommen werden.

Reporting is the set of procedures for dual-use trade control staff and other relevant employees regarding the notification and escalation measures to take in the event of suspected or known incidents of dual-use trade non-compliance. It does not refer to external reporting obligations, e.g. in case your company is registered for the use of a union general export authorisation under the terms of Regulation (EC) No 428/2009.

Die Berichterstattung sieht verschiedene Verfahren für das Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel und andere relevante Mitarbeiter vor, die Meldung und Eskalation in Verdachtsfällen oder bestätigten Fällen von Nichteinhaltung der Vorschriften für den Dual-Use-Handel regeln. Dabei geht es nicht um externe Meldepflichten, wenn Ihrem Unternehmen beispielsweise eine allgemeine Ausfuhrgenehmigung der Union nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 erteilt wurde.

Corrective actions are the set of remedial actions to guarantee the proper implementation of the ICP and the elimination of identified vulnerabilities in the compliance procedures.

Korrekturmaßnahmen sind die Abhilfemaßnahmen, die die ordnungsgemäße Durchführung des ICP und die Beseitigung festgestellter Schwachstellen in den Compliance-Verfahren gewährleisten sollen.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Provide for random control mechanisms as part of daily operations to monitor the trade control workflow within the company to ensure that any wrongdoings are detected in an early stage. Another approach is to use the ‘four eyes principle’, where trade control decisions are reviewed and double-checked.

Sehen Sie stichprobenartige Kontrollmechanismen im täglichen Geschäftsbetrieb zur Überwachung der Handelskontrollabläufe im Unternehmen vor, um sicherzustellen, dass jegliches Fehlverhalten in einem frühen Stadium aufgedeckt wird. Ein anderer Ansatz ist das Vier-Augen-Prinzip, bei dem Entscheidungen im Rahmen der Handelskontrolle geprüft und noch einmal überprüft werden.

Develop and perform audits to check the design, adequacy and efficiency of the ICP.

Sorgen Sie dafür, dass Audits entwickelt und durchgeführt werden, um die Gestaltung, die Eignung und die Wirksamkeit des ICP zu überprüfen.

Make sure to include all aspects of the internal compliance programme into the audit.

Stellen Sie sicher, dass alle Aspekte des internen Compliance-Programms beim Audit berücksichtigt werden.

Ensure that employees feel confident and reassured when they raise questions or report concerns about compliance in good faith.

Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vertrauen haben und sich sicher fühlen können, wenn sie in gutem Glauben Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften äußern.

Establish whistleblowing and escalation procedures to govern the actions of employees when a suspected or known incident of dual-use trade non-compliance has occurred. Third parties may be given this option as well.

Ermöglichen Sie Aufdeckung und Eskalation durch entsprechende Verfahren für die Mitarbeiter, wenn ein Fall von Non-Compliance vermutet wird oder bekannt geworden ist. Dritte müssen diese Möglichkeit ebenfalls haben.

Document any suspected breaches of national and EU dual-use control legislation and the associated corrective measures in writing.

Dokumentieren Sie schriftlich alle vermuteten Verstöße gegen nationale und EU-Rechtsvorschriften für die Kontrolle des Dual-Use-Handels sowie die entsprechenden Korrekturmaßnahmen.

Take effective corrective actions to adapt the export control operations or the ICP according to the findings of the performance review, the ICP system audit or the reporting. It is recommended to share these findings, including the revision to procedures and corrective actions with dual-use trade control staff and management. Once the corrective actions have been implemented, it is recommended to communicate the amended procedures to all employees concerned.

Führen Sie wirksame Korrekturmaßnahmen durch, um die Ausfuhrkontrollen oder das ICP nach den Ergebnissen der Leistungsüberprüfung, des ICP-Systemaudits oder der Berichterstattung anzupassen. Es wird angeraten, das Kontrollpersonal und die Geschäftsleitung über diese Ergebnisse und über Änderungen der Verfahren und Korrekturmaßnahmen zu unterrichten. Nach Durchführung der Korrekturmaßnahmen sollten alle betroffenen Mitarbeiter über die geänderten Verfahren informiert werden.

A dialogue with your competent authority can contribute to damage control and possible ways to strengthen the company's export control.

Gespräche mit ihrer zuständigen Behörde können zur Schadensbegrenzung und zur Stärkung der Ausfuhrkontrolle des Unternehmens beitragen.

6. Recordkeeping and documentation

6. Führen von Aufzeichnungen und Dokumentation

Proportionate, accurate and traceable recordkeeping of dual-use trade control related activities is essential for your company's compliance efforts. A comprehensive recordkeeping system will help your company with conducting performance reviews and audits, complying with EU and/or national documentation retention requirements and it will facilitate cooperation with competent authorities in case of a dual-use trade control enquiry.

Angemessene, genaue und nachvollziehbare Aufzeichnungen über die Ausfuhrkontrolle von Dual-Use-Gütern sind wichtig für die Compliance-Tätigkeit Ihres Unternehmens. Ein umfassendes System zum Führen von Aufzeichnungen unterstützt Ihr Unternehmen bei der Durchführung von Leistungsüberprüfungen und Audits gemäß den Anforderungen der EU und/oder des Mitgliedstaats an die Dokumentation und erleichtert die Kooperation mit den zuständigen Behörden bei Anfragen zur Kontrolle des Dual-Use-Handels.

What is expected?

Was wird erwartet?

Recordkeeping is the set of procedures and guidelines for legal document storage, record management and traceability of dual-use trade control related activities. Recordkeeping of some documents is required by law but it may also be in your company's best interest to keep records of some other documents (e.g. an internal document describing the technical decision to classify an item). Where all required records are captured and correctly filed, this allows for more efficient search and retrieval during the day-to-day dual-use trade control activities, and also during the periodic audits.

Das Führen von Aufzeichnungen umfasst die Verfahren und Leitlinien für die Aufbewahrung von Rechtsdokumenten, die Aktenverwaltung und die Rückverfolgbarkeit der Maßnahmen zur Kontrolle des Dual-Use-Handels. Die Archivierung einiger Dokumente ist gesetzlich vorgeschrieben, doch es kann im ureigenen Interesse Ihres Unternehmens sein, auch andere Dokumente aufzubewahren (z. B. interne Dokumente, in denen die fachlichen Entscheidungen zur Klassifizierung eines Produkts beschrieben werden). Wenn alle geforderten Aufzeichnungen erfasst und korrekt abgelegt sind, erleichtert das die Suche und das Wiederauffinden in der täglichen Kontrolle des Dual-Use-Handels sowie in den regelmäßig durchgeführten Audits.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Verify the legal requirements for recordkeeping (period of safekeeping, scope of documents, etc.) in the relevant EU and national legislation of the EU Member State where the company is established.

Überprüfen Sie die gesetzlichen Anforderungen an das Führen von Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist, Umfang der Papiere usw.) in den einschlägigen Rechtsvorschriften der EU und des EU-Mitgliedstaats, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.

In order to make sure that all relevant documentation is at hand, consider determining the record retention requirements in contracts with intermediaries, including freight forwarders and distributors.

Um sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen vorliegen, könnten Sie die Anforderungen an die Aufbewahrung in Verträgen mit Zwischenhändlern sowie Spediteuren und Großhändlern festlegen.

Create an adequate filing and retrieval system for dual-use trade control. Both for paper and electronic systems, performant indexing and search functionalities are essential.

Richten Sie ein geeignetes System zum Erfassen und Wiederauffinden für die Kontrolle des Dual-Use-Handels ein. Sowohl für Papiersysteme als auch für elektronische Systeme sind leistungsfähige Indexierungs- und Suchfunktionalitäten von entscheidender Bedeutung.

Ensure that export control related documents are maintained in a consistent manner and can be made available promptly to the competent authority or other external parties for inspections or audits.

Sorgen Sie dafür, dass die Unterlagen zu den Ausfuhrkontrollen konsequent geführt werden und der zuständigen Behörde oder anderen externen Parteien zu Inspektions- oder Prüfzwecken unverzüglich zur Verfügung gestellt werden können.

It is recommended to keep a record of past contacts with the competent authority, also in relation with end-use(r) controls for non-listed dual-use items and in case of technical classification advice.

Es wird empfohlen, Aufzeichnungen über frühere Kontakte zur zuständigen Behörde zu führen, auch im Zusammenhang mit Kontrollen von Endverwendungen/Endverwendern nicht gelisteter Dual-Use-Güter und Beratungen zu technischen Klassifizierungen.

7. Physical and information security

7. Physische Sicherheit und Informationssicherheit

Trade controls for dual-use items, including software and technology, occur for reasons of (inter)national security and foreign policy objectives. Due to their sensitivity, therefore dual-use items should be ‘protected’, and having appropriate security measures contributes to containing the risks of unauthorised removal of, or access to, controlled items. Physical security measures are important but, because of the very nature of controlled software or technology in electronic form, ensuring compliance with dual-use trade regulations can be particularly challenging and also requires information security measures.

Der Handel mit Dual-Use-Gütern einschließlich Software und Technologie wird im Interesse der (inter)nationalen Sicherheit und aus außenpolitischen Gründen kontrolliert. Sicherheitssensible Dual-Use-Güter sollen „geschützt“ werden, und angemessene Sicherheitsmaßnahmen sollen dazu beitragen, die Risiken unerlaubter Wegnahmen oder des Zugangs zu kontrollierten Gütern einzugrenzen. Physische Sicherheitsmaßnahmen sind wichtig, doch gerade bei kontrollierter Software oder Technologie in elektronischer Form kann es aufgrund der Produkteigenschaften besonders schwierig sein, die Einhaltung von Vorschriften für den Handel mit Dual-Use-Gütern zu gewährleisten; deshalb sind auch Maßnahmen zur Informationssicherung erforderlich.

What is expected?

Was wird erwartet?

Physical and information security refers to the set of internal procedures that are designed to ensure the prevention of unauthorised access to or removal of dual-use items by employees, contractors, suppliers or visitors. These procedures cultivate a security culture within the company and ensure that dual-use items, including software and technology, do not get lost, are not easily stolen or exported without a valid license.

Physische Sicherheit und Informationssicherheit erfordern interne Verfahren, die den nicht genehmigten Zugang zu bzw. die Wegnahme von Dual-Use-Gütern durch Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lieferanten oder Besucher verhindern sollen. Diese Verfahren schaffen eine Sicherheitskultur im Unternehmen und gewährleisten, dass Dual-Use-Güter einschließlich Software und Technologie nicht abhandenkommen und nicht ohne Weiteres entwendet oder ohne eine gültige Genehmigung ausgeführt werden können.

What are the steps involved?

Was sind die einzelnen Schritte?

Physical security

Physische Sicherheit

Ensure, according to the company's risk assessment, that controlled dual use items are secured against unauthorised removal by employees or third parties. Measures that could be considered include, for example, physically safeguarding the items, the establishment of restricted access areas and personnel access or exit controls.

Stellen Sie auf der Grundlage der Risikobewertung des Unternehmens sicher, dass kontrollierte Dual-Use-Güter gegen die unerlaubte Wegnahme durch Mitarbeiter oder Dritte geschützt sind. Das kann beispielsweise durch die physische Sicherung der Güter, durch Zugangsbeschränkungen für bestimmte Bereiche und Personenkontrollen am Ein- oder Ausgang erfolgen.

Information security

Informationssicherheit

Establish basic safeguarding measures and procedures for secured storage of and access to controlled dual-use software or technology in electronic form, including antivirus checks, file encryption, audit trails and logs, user access control and firewall. If applicable to your company, consider protective measures for uploading software or technology to the ‘Cloud’, storing it in the ‘Cloud’ or transmitting it via the ‘Cloud’.

Richten Sie grundlegende Sicherungsmaßnahmen und Verfahren für eine gesicherte Lagerung und den gesicherten Zugang zu kontrollierter Dual-Use-Software oder Dual-Use-Technologie in elektronischer Form ein mit Virenschutz, Dateiverschlüsselung, Prüfpfaden und Auditprotokollen, Zugangskontrollen für Nutzer und Firewall. Erwägen Sie gegebenenfalls Schutzmaßnahmen für das Hochladen von Software oder Technologie auf die Cloud, das Speichern in der Cloud und die Übermittlung über die Cloud.

(1) Regulation (EC) No 428/2009.

(1) Verordnung (EG) Nr. 428/2009.

(2) For the purpose of this document, the term ‘companies’ should be understood in a broad sense. It includes research, academic and other entities qualifying as ‘exporters’ under Regulation (EC) No 428/2009. This guidance does not provide (at this stage) specific advice for the different sectors and actors involved.

(2) Für die Zwecke dieses Dokuments ist der Begriff „Unternehmen“ im weiteren Sinne zu verstehen. Er umfasst Forschungs-, Wissenschafts- und andere Einrichtungen, die im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 als „Ausführer“ gelten. Diese Leitlinien enthalten (zum gegenwärtigen Zeitpunkt) keine speziellen Empfehlungen für einzelne betroffene Branchen und Akteure.

(3) See also www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(3) Siehe: www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) See also www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(4) Siehe: www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Commission Recommendation 2011/24/EU of 11 January 2011 on the certification of defence undertakings under Article 9 of Directive 2009/43/EC of the European Parliament and of the Council simplifying terms and conditions of transfers of defence-related products within the Community (OJ L 11, 15.1.2011, p. 62).

(5) Empfehlung 2011/24/EU der Kommission vom 11. Januar 2011 betreffend die Zertifizierung von Unternehmen der Verteidigungsindustrie nach Artikel 9 der Richtlinie 2009/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Vereinfachung der Bedingungen für die innergemeinschaftliche Verbringung von Verteidigungsgütern (ABl. L 11 vom 15.1.2011, S. 62).

(6) See also icpguidelines.com

(6) Siehe: icpguidelines.com

(7) See also ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(7) Siehe auch: ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_de

(8) The corporate commitment statement could, for example, state that under no circumstances exports, brokering, transit or transfer can be made contrary to EU and Member State dual-use trade control laws and regulations by any individual operating on behalf of the company. In order to strengthen the understanding of the necessity of export controls, the statement may briefly explain their objectives. It could also stress the importance of employees being compliant with export controls, so that the employees understand possible non-compliance scenarios by communicating the risks of unauthorised transactions and possible consequences (criminal, reputational, financial, disciplinary etc.) for the company and the involved employees. It is recommended to keep the management commitment to compliance as simple as possible.

(8) Die unternehmerische Verpflichtungserklärung könnte beispielsweise vorsehen, dass die Ausfuhr, die Vermittlung, die Verbringung oder die Durchfuhr von Gütern, die von einer irgendeiner Person im Namen des Unternehmens durchgeführt wird, unter keinen Umständen gegen die für die Kontrolle des Dual-Use-Handels geltenden Rechtsvorschriften der EU und des Mitgliedstaats verstoßen darf. Um das Verständnis für die Notwendigkeit von Ausfuhrkontrollen zu stärken, könnten deren Ziele in der Erklärung kurz erläutert werden. Außerdem könnten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, wie wichtig es auch für sie ist, sich an die Ausfuhrkontrollen zu halten, und ihnen könnten mögliche Non-Compliance-Szenarien verständlich gemacht werden, indem ihnen die Risiken nicht genehmigter Transaktionen und mögliche Konsequenzen für das Unternehmen und die beteiligten Mitarbeiter (strafrechtliche Verfolgung, Rufschädigung, finanzielle und disziplinarische Konsequenzen usw.) aufgezeigt werden. Es wird empfohlen, die Compliance-Verpflichtung der Geschäftsleitung möglichst einfach zu formulieren.

(9) Companies could also consider disseminating the statement publicly through corporate websites and other commercial channels to inform third parties of the company's commitment to export control compliance.

(9) Das Unternehmen könnte seine Erklärung auch auf einer unternehmenseigenen Website und über andere geschäftliche Kanäle veröffentlichen, um auch Dritte über seine Verpflichtung zur Einhaltung der Ausfuhrkontrollen zu informieren.

(10) So-called ‘sensitive destinations and entities’ are not only embargoed or sanctioned destinations, but also other destinations to which the shipment of (certain) dual-use items can be critical in specific cases, for example because of WMD proliferation or human rights concerns, as determined by the competent authority. Concerning human rights concerns, please note that other Regulations may apply, e.g. Regulation (EU) 2019/125 of the European Parliament and of the Council (OJ L 30, 31.1.2019, p. 1) that introduces controls on the export of goods that could be used for capital punishment or for torture.

(10) Sogenannte sicherheitssensible Ziele und Unternehmen sind nicht nur mit einem Embargo oder Sanktionen belegte Ziele, sondern auch andere Ziele, deren Belieferung mit (bestimmten) Dual-Use-Gütern in bestimmten, von der zuständigen Behörde festgelegten Fällen kritisch sein kann, z. B. wegen der Verbreitung von Massenvernichtungswaffen oder aufgrund von Menschenrechtsverletzungen. Beachten Sie, dass in Bezug auf Menschenrechtsverletzungen möglicherweise andere Rechtsvorschriften gelten wie die Verordnung (EU) 2019/125 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 30 vom 31.1.2019, S. 1) zur Einführung von Kontrollen der Ausfuhr von Gütern, die zur Vollstreckung der Todesstrafe oder zu Folter verwendet werden können.

(11) The consolidated EU sanctions list (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) as well as the EU Sanctions Map (https://www.sanctionsmap.eu) may provide assistance in carrying out the sanctions screening.

(11) Die konsolidierte EU-Sanktionsliste (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) und die EU-Sanktionskarte (https://www.sanctionsmap.eu) können beim Sanktionslisten-Screening hilfreich sein.

(12) In case your customer is unfamiliar with the request for an end-use statement, consider drafting a (one-page) accompanying letter explaining the very basics of dual-use trade controls and indicating that the requested document speeds up applying for a licence or might even be necessary for receiving a license.

(12) Für den Fall, dass sich Ihr Kunde mit der verlangten Endverwendungserklärung nicht auskennt, könnten Sie ein (einseitiges) Begleitschreiben aufsetzen, in dem Sie die Grundlagen der Ausfuhrkontrolle von Dual-Use-Gütern erläutern und darauf hinweisen, dass die verlangte Erklärung die Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung beschleunigen würde oder sogar eine Voraussetzung dafür ist.

Annex 1

Anhang 1

Helpful questions pertaining to a company's ICP

Nützliche Fragen zum ICP eines Unternehmens

Companies or authorities may use the following non-exhaustive list of helpful questions pertaining to a company's ICP. The questions relate to all core elements, but not necessarily to every step described.

Unternehmen und Behörden können die folgende nicht erschöpfende Liste nützlicher Fragen zum ICP eines Unternehmens verwenden. Die Fragen betreffen alle Kernelemente, aber nicht unbedingt jeden einzelnen Schritt.

These questions can either be useful when developing an ICP, or at a later stage to review an existing ICP. They do not serve as a substitute for assessing your company's ICP against the details of the sections ‘What is expected?’ and ‘What are the steps involved?’ in the main part of this guidance. The answers to these questions should also not be understood as a reassurance of a proper ICP for dual-use trade control.

Die Fragen können bei der Entwicklung eines ICP oder später bei der Überprüfung eines ICP hilfreich sein. Eine Bewertung des ICP Ihres Unternehmens anhand der einzelnen Punkte in den Abschnitten „Was wird erwartet“ und „Was sind die einzelnen Schritte?“ sowie im Hauptteil dieser Leitlinien sollen sie jedoch nicht ersetzen. Die Antworten auf diese Fragen sind auch nicht als Bestätigung für ein ordnungsgemäßes ICP für die Kontrolle des Dual-Use-Handels anzusehen.

1. Top-level management commitment to compliance

1. Bekenntnis der obersten Führungsebene zur Compliance

- Is a top-level management commitment clearly stating the company's commitment to dual-use trade controls available?

- Hat sich die oberste Führungsebene in einer entsprechenden Erklärung eindeutig zur Verpflichtung des Unternehmens zur Kontrolle des Dual-Use-Handels bekannt?

- Is the statement easily accessible for all employees?

- Ist die Erklärung für alle Mitarbeiter ohne Weiteres zugänglich?

2. Organisational structure, responsibilities and resources

2. Organisationsstruktur, Zuständigkeiten und Ressourcen

- Did your company nominate the person(s) in charge of answering employees' questions on the company's compliance procedures, on a suspicious enquiry or on possible violations? Are the contact details of the responsible person(s) available to all affected staff?

- Hat Ihr Unternehmen die Person/en benannt, die Fragen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Compliance-Verfahren des Unternehmens, zu verdächtigen Anfragen oder möglichen Verstößen beantworten soll/en? Stehen die Kontaktdaten der zuständigen Person/en allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung?

- What are the parts or activities of your company that are concerned by dual-use trade control and compliance?

- Welche Bereiche oder Tätigkeiten Ihres Unternehmens sind von der Kontrolle des Dual-Use-Handels und von der Compliance betroffen?

- In which part of your company is the dual-use trade compliance personnel situated? Could there be a conflict of interests?

- Welchem Bereich Ihres Unternehmens gehört das für die Compliance zuständige Personal an? Könnte es zu einem Interessenkonflikt kommen?

- In case your company decides to outsource the dual-use trade compliance management, how is the interaction with your company organised?

- Wie wird die Interaktion mit Ihrem Unternehmen organisiert, falls beschlossen wird, das Compliance-Management für den Dual-Use-Handel auszulagern?

- How many people are either employed solely to deal with dual-use trade control or have responsibility for it with other tasks? Are back-up persons available?

- Wie viele Personen sind ausschließlich mit der Kontrolle beauftragt oder in Verbindung mit anderen Aufgaben dafür zuständig? Sind Personen zur Unterstützung vorgesehen?

- How is the relationship between the export control staff and the top-level management organised, for example, concerning information exchange?

- Wie sind die Verbindungen zwischen dem für die Ausfuhrkontrollen zuständigen Personal und der obersten Führungsebene beispielsweise in Bezug auf den Informationsaustausch organisiert?

- Does your company document and distribute the set of policies and procedures addressing dual-use trade controls to all relevant personnel? In what format?

- Werden in Ihrem Unternehmen die Kontrollmaßnahmen und -verfahren für den Dual-Use-Handel dokumentiert und an alle betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet? In welchem Format?

- Are there electronic tools available that assist your company's compliance procedures?

- Wird das Compliance-Verfahren in Ihrem Unternehmen durch elektronische Instrumente unterstützt?

3. Training and awareness raising

3. Schulung und Sensibilisierung

- Does your company provide for (tailored) compliance training or awareness raising activities?

- Bietet Ihr Unternehmen (maßgeschneiderte) Compliance-Schulungen oder Sensibilisierungsmaßnahmen an?

- What compliance training or awareness raising formats does the company offer? Examples are: external seminars, subscription to information sessions offered by competent authorities, in-house training events, etc.

- In welchem Format bietet das Unternehmen solche Schulungen oder Maßnahmen an? Beispiele sind externe Seminare, Informationsveranstaltungen der zuständigen Behörden, innerbetriebliche Schulungen usw.

- How is it ensured that dual-use trade control staff have access to all relevant laws and regulations?

- Wie ist sichergestellt, dass die für die Kontrolle des Dual-Use-Handels zuständigen Mitarbeiter Zugang zu allen einschlägigen Rechtsvorschriften haben?

4. Transaction screening process and procedures

4. Screeningablauf und -verfahren in Bezug auf Geschäftsvorgänge

4.1. Item classification

4.1. Güterklassifizierung

- Are all export relevant products assessed against the EU and national dual-use control lists or restrictive measures, and who is responsible for this?

- Werden alle ausfuhrrelevanten Produkte mit den auf EU-Ebene und auf nationaler Ebene geltenden Listen von Dual-Use-Gütern oder restriktiven Maßnahmen abgeglichen, und wer ist dafür zuständig?

- Is your company involved in the electronic transmission of dual-use software or technology? If so, how does the company ensure compliance with the electronic transmission of software or technology?

- Beteiligt sich Ihr Unternehmen an der elektronischen Übertragung von Software oder Technologie mit doppeltem Verwendungszweck? Wenn ja, wie gewährleistet das Unternehmen die Compliance bei der elektronischen Übermittlung von Software oder Technologie?

- Are there procedures in place for employees accessing controlled technology or software when visiting abroad?

- Sind für Mitarbeiter, die Zugang zu kontrollierter Technologie oder Software haben, bei Besuchen im Ausland bestimmte Verfahren vorgesehen?

- Is the classification of products received or manufactured by the company recorded?

- Wird die vom Unternehmen erhaltene oder erstellte Klassifizierung von Produkten aufgezeichnet?

- Are changes in the national and EU dual-use control lists translated into the company's classification procedures?

- Werden Änderungen in den nationalen und den EU-Listen zu kontrollierender Dual-Use-Güter in die Klassifizierungsverfahren des Unternehmens übernommen?

- When considering Article 22(10) of the EC dual-use Regulation (EC) No 428/2009, do the commercial documents relating to intra-EU-transfers of listed dual-use items listed mention that those items are subject to controls if exported from the EU?

- Wird gemäß Artikel 22 Absatz 10 der Dual-Use-Verordnung (EG) Nr. 428/2009 in den Geschäftspapieren zu EU-internen Verbringungen gelisteter Dual-Use-Güter vermerkt, dass diese Güter bei Ausfuhr aus der EU einer Kontrolle unterliegen?

4.2. Transaction risk assessment

4.2. Bewertung des Geschäftsrisikos

See Annex 2 for a non-exhaustive list of ‘red flag’ questions that can support your company's transaction screening process to detect suspicious enquiries from customers.

Anhang 2 enthält eine nicht erschöpfende Liste von Fragen zu Warnsignalen, die das in Ihrem Unternehmen durchgeführte Screening von Geschäftsvorgängen unterstützen können, um verdächtige Kundenanfragen aufzudecken.

- What are the procedures for dealing with positive and negative results from the transaction risk assessment?

- Wie wird mit positiven bzw. negativen Ergebnissen der Bewertung von Geschäftsrisiken verfahren?

- How are ‘false positive’ results (i.e. an unnecessary hit of concern) from the transaction risk assessment resolved?

- Wie wird mit falsch-positiven Ergebnissen (d. h. wenn sich Bedenken als grundlos erweisen) der Bewertung von Geschäftsrisiken verfahren?

Checks on embargoed, sanctioned or sensitive destinations and entities

Überprüfung im Hinblick auf mit Embargo oder Sanktionen belegte oder sicherheitssensible Ziele und Unternehmen

- During the transaction risk assessment, how does your company take into account restrictive measures (including sanctions)?

- Wie berücksichtigt Ihr Unternehmen restriktive Maßnahmen (z. B. Sanktionen) bei der Bewertung von Geschäftsrisiken?

Stated end-use and involved parties screening

Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien

- What are the internal procedures for the stated end-use and involved parties screening process?

- Wie läuft das Screening in Bezug auf die angegebene Endverwendung und beteiligte Parteien intern ab?

- How are (new) involved parties screened? Do you periodically screen existing customers again?

- Wie werden (neue) Beteiligte dem Screening unterzogen? Werden auch alte Kunden regelmäßig einem erneuten Screening unterzogen?

‘Catch-all’ controls for non-listed dual-use items

Catch-all-Kontrollen für nicht gelistete Dual-Use-Güter

- How is information of concern about the stated end-use (in the sense of the catch-all provisions (1)) collected and put to use?

- Wie werden geäußerte Bedenken hinsichtlich einer angegebenen Endverwendung (im Sinne der Catch-all-Bestimmungen (1)) erfasst und genutzt?

Diversion risk screening

Screening in Bezug auf Umlenkungsrisiken

- Has your company procedures in place for risk diversion screening?

- Sind in Ihrem Unternehmen Verfahren zur Erkennung von Umlenkungsrisiken vorgesehen?

4.3. License determination and application, including for controlled brokering, transfer and transit activities

4.3. Genehmigungsermittlung und Genehmigungsantrag, auch für kontrollierte Vermittlung, Verbringung und Durchfuhr

- How is it ensured, that in each individual case the correct license type (individual, global or Union general licenses) is applied for/used?

- Wie ist sichergestellt, dass in jedem Einzelfall die richtige Form der Genehmigung (Einzelausfuhrgenehmigung, Globalausfuhrgenehmigung oder allgemeine Ausfuhrgenehmigung der Union) beantragt/genutzt wird?

- How is it ensured, that less obvious types of exports and other activities that are subject to restrictions are recognised as such and do not take place contrary to EU and Member State dual-use trade control laws?

- Wie ist sichergestellt, dass weniger offensichtliche Arten von Ausfuhren und anderen Tätigkeiten, die Beschränkungen unterliegen, als solche erkannt werden und nicht unter Verstoß gegen die für Kontrollen des Dual-Use-Handels geltenden Rechtsvorschriften der EU und des Mitgliedstaats stattfinden?

4.4. Post-licencing, including shipment control and compliance with the conditions of the authorisation

4.4. Kontrollen nach Erteilung einer Genehmigung wie Versandkontrollen und Einhaltung der Genehmigungsbedingungen

- Does a final transaction risk assessment take place before the shipment?

- Wird vor dem Versand eine abschließende Bewertung des Geschäftsrisikos vorgenommen?

- How does your company ensure that the terms and conditions (including reporting) of the licence(s) are being complied with?

- Wie stellt Ihr Unternehmen sicher, dass die Bedingungen und Voraussetzungen (einschließlich Berichterstattung) für die Genehmigung/en eingehalten werden?

5. Performance reviews, audits, internal reporting and corrective actions

5. Leistungsüberprüfungen, Audits, interne Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen

- Are the daily relevant business operating procedures subject to a (random) dual-use trade control performance review?

- Werden die relevanten täglichen Geschäftsabläufe einer (stichprobenartigen) Leistungsüberprüfung der Kontrolle des Dual-Use-Handels unterzogen?

- Does your company have internal or external audit procedures in place?

- Führt Ihr Unternehmen interne oder externe Auditverfahren durch?

- Does your company have whistleblowing or escalation procedures in place?

- Sieht Ihr Unternehmen Aufdeckungs- oder Eskalationsverfahren vor?

- What corrective actions does your company undertake in case of non-compliance?

- Welche Korrekturmaßnahmen führt Ihr Unternehmen in Fällen von Non-Compliance durch?

6. Recordkeeping and documentation

6. Führen von Aufzeichnungen und Dokumentation

- What are the company's procedures for filing and retrieving documents related to dual-use trade control? Did your company consider including a record of past contacts with the competent authority?

- Welche Verfahren sieht Ihr Unternehmen für das Speichern und Wiederauffinden von Unterlagen zur Kontrolle des Dual-Use-Handels vor? Hat Ihr Unternehmen daran gedacht, frühere Kontakte zur zuständigen Behörde aufzuzeichnen?

- Are the legal requirements for recordkeeping known to the dual-use trade control staff and relevant commercial partners?

- Sind die gesetzlichen Anforderungen an das Führen von Aufzeichnungen dem Kontrollpersonal für den Dual-Use-Handel und relevanten Handelspartnern bekannt?

- Are records being inspected for completeness, accuracy and quality?

- Werden Aufzeichnungen auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Qualität überprüft?

7. Physical and information security

7. Physische Sicherheit und Informationssicherheit

- Does your company implement cybersecurity measures to protect dual-use software and technology and ensure that they do not get lost, are easily stolen or exported without a valid license?

- Sorgt Ihr Unternehmen durch Cybersicherheitsmaßnahmen für den Schutz von Software und Technologie mit doppeltem Verwendungszweck, und ist sichergestellt, dass solche Produkte nicht abhandenkommen, ohne Weiteres entwendet oder ohne gültige Genehmigung ausgeführt werden können?

- Can your company identify critical steps and related physical and information security vulnerabilities regarding dual-use items?

- Kann Ihr Unternehmen kritische Schritte und Schwachstellen hinsichtlich der physischen Sicherheit und der Informationssicherheit feststellen?

(1) Article 4 of Regulation (EC) No 428/2009.

(1) Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 428/2009.

Annex 2

Anhang 2

‘Red flags’ relating to suspicious enquiries

Warnsignale für verdächtige Anfragen

Being vigilant for signs of suspicious enquiries or orders is vital for countering the risks of the proliferation of Weapons of Mass Destruction, their means of delivery, and the destabilising accumulations of conventional weapons. Sharing such information with your competent authority is highly recommended and in some cases may be mandatory under EU and national laws and regulations. In case of doubt, consult with the competent authority.

Aufmerksam auf Anzeichen für verdächtige Anfragen oder Aufträge zu achten, ist überaus wichtig für die Abwehr von Risiken hinsichtlich der Verbreitung von Massenvernichtungswaffen und ihrer Trägersysteme und der destabilisierenden Anhäufung konventioneller Waffen. Die Weitergabe solcher Informationen an Ihre zuständige Behörde ist dringend angeraten und in manchen Fällen auch durch nationale und EU-Rechtsvorschriften zwingend vorgeschrieben. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die zuständige Behörde.

The below non-exhaustive list of ‘red flags’ is based on existing best practice and is derived from:

Die nachstehende nicht erschöpfende Liste von Warnsignalen basiert auf bewährten Verfahren und ergibt sich aus:

- the Wassenaar Arrangement list of advisory questions for industry (Agreed at the 2003 Plenary and review agreed at the 2018 Plenary)

- der von den Teilnehmern des Wassenaar-Arrangements vereinbarten „List of Advisory Questions for Industry“ (vereinbart auf der Vollversammlung 2003, Überarbeitung vereinbart auf der Vollversammlung 2018),

- the 2010 Compliance Code of Practice (Department for Business Innovation & Skills, United Kingdom) and

- dem Compliance Code of Practice (Department for Business Innovation & Skills, Vereinigtes Königreich) von 2010 und

- ICP approaches from competent authorities in other EU Members States.

- den ICP-Konzepten zuständiger Behörden in anderen EU-Mitgliedstaaten.

Based on your company's experience, additions or amendments to the list below can be made. You know best what is suspicious within your business area.

Aufgrund der Erfahrungen Ihres Unternehmens kann die folgende Liste entsprechend ergänzt oder geändert werden. Sie wissen am besten, was in Ihrem Geschäftsbereich als verdächtig anzusehen ist.

Your company should be vigilant if one or more of the following ‘red flags’ are detected:

Ihr Unternehmen sollte wachsam sein, wenn eins oder mehrere der folgenden Warnsignale entdeckt werden:

Your product(s)

Ihr Produkt/Ihre Produkte

- your product is still being developed or has not yet found many customers in your domestic market;

- Ihr Produkt befindet sich noch in der Entwicklung oder hat auf Ihrem heimischen Markt noch nicht viele Kunden gefunden;

- the characteristics of your product are technically superior to those of established competitors;

- die Merkmale Ihres Produkts sind denen Ihrer Konkurrenten technisch überlegen;

- your customer requested unusual customisation of a standard product, or modification requests raise concerns about potential applications of the customised product;

- Ihr Kunde verlangt eine unübliche Anpassung eines Standardprodukts, oder Änderungswünsche sind wegen potenzieller Anwendungen des angepassten Produkts bedenklich;

- your product has known dual-use, military, or sensitive application;

- Ihr Produkt hat bekanntlich einen doppelten Verwendungszweck und wird in militärischen oder sensiblen Bereichen eingesetzt.

End use and End user

Endverwendung und Endverwender

- the customer is new to your company and your knowledge about him/her is incomplete or inconsistent or it is difficult to find information about the customer in open sources;

- Der Kunde ist ein Neukunde Ihres Unternehmens, und Sie wissen nicht genug über ihn oder Angaben sind widersprüchlich, oder öffentlich zugängliche Informationen über ihn sind nicht leicht zu finden;

- the stated end user is a trading company, distributor or based in a free trade zone so that your company might be unaware where your product(s) finally ends up;

- der angegebene Endverwender ist eine Handelsgesellschaft, ein Großhändler oder in einer Freihandelszone ansässig, sodass Ihr Unternehmen nicht wissen kann, wo Ihre Produkte am Ende landen werden;

- the end user is tied to the military, the defence industry or a governmental research body and the stated end use is civilian;

- der Endverwender hat mit dem Militär, der Rüstungsindustrie oder einer staatlichen Forschungseinrichtung zu tun, aber angegeben ist eine zivile Endverwendung;

- the customer seems not to be familiar with the product and its performance characteristics (e.g. an obvious lack of technical knowledge);

- der Kunde scheint mit dem Produkt und seinen Leistungsdaten nicht vertraut zu sein (beispielsweise mangelt es ihm ganz offensichtlich an technischen Kenntnissen);

- the customer requests a product that seems overly capable for the intended application;

- der Kunde verlangt ein Produkt, das für die vorgesehene Verwendung überdimensioniert zu sein scheint;

- the contact information in enquiries (e.g. phone numbers, email and addresses) is located in other countries than the stated company, or changed to that over time;

- die aus Anfragen hervorgehenden Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschriften) stammen nicht aus dem gleichen Land wie das angegebene Unternehmen, oder sie wurden zwischenzeitlich geändert;

- the company has a foreign company name (e.g. in a language that is unexpected for the country where headquarter is located);

- das Unternehmen hat einen ausländischen Firmennamen (z. B. in einer Sprache, die nicht zu dem Land passt, in dem sich der Hauptsitz befindet);

- the company website lack content in comparison to what is normally found on a legitimate company website;

- die Website des Unternehmens enthält sehr viel weniger Informationen, als üblicherweise auf einer seriösen Unternehmenswebsite zu finden sind;

- the customer is reluctant to offer information about the end use of the items (e.g. via an end-user statement), provide clear answers to commercial or technical questions which are routine in normal negotiations or to provide an end user statement;

- der Kunde ist sehr zurückhaltend mit Auskünften über die Endverwendung der Güter (z. B. durch eine Endverwendererklärung), mit klaren Antworten auf geschäftliche oder technische Fragen, die in normalen Verhandlungen routinemäßig gestellt werden, oder hinsichtlich der Vorlage einer Endverwendererklärung;

- an unconvincing explanation is given as to why the items are required, given the customer's normal business, or the technical sophistication of the items;

- die Begründung, weshalb die Güter benötigt werden, ist in Anbetracht des Geschäftsbereichs des Kunden oder der technischen Spezialisierung der Güter nicht überzeugend.

Shipment

Lieferung

- unusual shipping, packaging or labelling arrangements are requested; usual incoterms for shipment, the sealing of containers/trucks and the confirmation of receipt by the consignee/end-user are refused;

- Es werden unübliche Anforderungen an Versand, Verpackung oder Kennzeichnung gestellt; die üblichen Incoterms für den Versand, das Versiegeln der Container/Lkw und die Empfangsbestätigung des Empfängers/Endverwenders werden abgelehnt.

Finance and contract conditions

Zahlungs- und Vertragsbedingungen

- unusually favourable payment terms such as paying an unreasonable high price, full payment in advance or want to do a full cash payment immediately;

- Ungewöhnlich günstige Zahlungsbedingungen wie ein übertrieben hohes Preisgebot, vollständige Vorauszahlung oder sofortige Barzahlung;

- the payment is made by other parties than the customer or stated intermediaries and follow another route than the products;

- die Zahlung erfolgt von anderer Seite als vom Kunden oder den angegebenen Zwischenhändlern und folgt einem anderen Weg als die Produkte;

- routine installation, training or maintenance services are declined;

- routinemäßige Installation, Schulung oder Wartungsarbeiten werden abgelehnt;

- the installation site is in an area under strict security control or is in an area to which access is severely restricted,

- der Aufstellungsort befindet sich in einem streng gesicherten Bereich oder in einem Bereich, zu dem der Zugang stark eingeschränkt ist;

- the installation site is unusual in view of the exporter's line of business or is unusual in view of the type of equipment being installed;

- der Aufstellungsort ist ungewöhnlich in Anbetracht der Geschäftsfelder des Ausführers oder der Art der aufgestellten Anlagen;

- there are unusual requirements for excessive confidentiality about final destinations, or customers, or specifications of items;

- es werden unübliche Anforderungen hinsichtlich übermäßiger Vertraulichkeit in Bezug auf den Zielort oder die Kunden oder die Spezifikationen der Güter gestellt;

- there are requests for excessive spare parts or lack of interest in any spare parts;

- es werden übermäßig viele Ersatzteile verlangt, oder es besteht überhaupt kein Interesse an irgendwelchen Ersatzteilen.

Sharing information about suspicious enquiries with your competent authority is highly recommended and a good business practice. Additionally, where appropriate, information-sharing within the companies' supply chain and with other exporters may be valuable in light of the risk that proliferators send requests to different companies, hoping that one of the requests may be successful or with the aim of acquiring a critical amount of material from different sources (where each individual request would not yet raise suspicion). In case of doubt, consult with the competent authority.

Die Weitergabe von Informationen über verdächtige Anfragen an Ihre zuständige Behörde ist dringend angeraten und bewährte Praxis. Gegebenenfalls kann auch die Weitergabe von Informationen innerhalb der Lieferkette von Unternehmen und an andere Ausführer hilfreich sein, da die Möglichkeit besteht, dass an einer Verbreitung interessierte Abnehmer sich an mehrere Unternehmen wenden in der Hoffnung, dass eine dieser Anfragen zum Erfolg führen wird, oder um von verschiedenen Lieferanten insgesamt eine kritische Menge zu erhalten (wobei jede einzelne Anfrage für sich unverdächtig erscheint). In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die zuständige Behörde.

Annex 3

Anhang 3

List of EU MS competent export control authorities

Liste der zuständigen Ausfuhrkontrollbehörden der EU-Mitgliedstaaten

trade.ec.europa.eu/doclib/docs/2016/august/tradoc_154880.pdf

trade.ec.europa.eu/doclib/docs/2016/august/tradoc_154880.pdf