Fortlaufende Rechnungsnummern – kein zwingendes Erfordernis für eine formell und sachlich ordnungsgemäße Buchführung

Wenn ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern verwendet, so begründet dies nicht eine unzureichende Buchführung, die das Finanzamt zur Erhöhung des Gewinns durch Schätzung eines Sicherheitszuschlags berechtigt, so entschied das FG Köln.

Die Beteiligten streiten im Rahmen der Festsetzung der Einkommensteuer über Hinzuschätzungen nach einer steuerlichen Außenprüfung eines Gewerbebetriebes nach § 15 EStG, dessen Gewinne der Kläger nach § 4 Abs. 3 EStG unstreitig ermittelte.

Zwischen ihnen ist im Kern streitig, ob die Buchführung formell und sachlich ordnungsgemäß ist, insbesondere ob Ausgangsrechnungen eine ordnungsgemäße (fortlaufende) Rechnungsnummer enthalten.

Die vom Kläger angebotenen Veranstaltungen wurden überwiegend auf der Website beworben und gebucht. Nach der Buchung wurde eine automatisiert erzeuge „Buchungsbestätigung und Rechnung“ an den Kunden erstellt und versandt, die erstellten Rechnungen genügen allen inhaltlichen Voraussetzungen. Sie enthalten nur keine fortlaufende Buchungsnummer, da sich die Buchungsnummer automatisch zusammensetzte aus einer Veranstaltungsnummer und einer weiteren Ziffernkombination. Letztere Ziffernkombination eine eindeutig und einmalig vergebene Nummer, jedoch bezogen auf die vorhergehende Rechnung keine fortlaufende (numerisch um 1 oder eine andere feste Zahl erhöhte) Zahlenangabe. Die Nummer wurde vielmehr computergestützt durch eine Kombination aus Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt. Hierdurch bauen die Buchungsnummern nicht aufeinander auf. Auch besteht kein anderes System mit einer fortlaufenden Nummerierung. Eine in der Buchführung angegebene „Vorgangsnummer“ basiert auf Bankdaten im Onlinebanking und ist ebenso unstreitig nicht lückenlos fortlaufend. Eine anderweite lückenlose numerische Rechnungsnummer wurde vom Kläger nicht gesondert vergeben.

Trotz der Betriebsprüfung bezüglich der Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer gab es keine konkreten Anhaltspunkte für nicht erfasste Einnahmen oder andere Unzulänglichkeiten.

Nur aufgrund der bloßen Angabe von Buchungsnummern auf den Rechnungen bei gleichzeitigem Fehlen eines lückenlosen numerischen Systems von Rechnungsnummern vertrat erst die Betriebsprüfung dann das Finanzamt die Auffassung, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß sei und den Aufzeichnungspflichten nicht genüge und dieser auch sachlich schwerwiegende Fehler eine Hinzuschätzung rechtfertige. Der Grundsatz der Einzelaufzeichnung sehe, um die Vollständigkeit kontrollieren zu können, die Vergabe einer (fortlaufenden) Rechnungsnummer vor.

Das FG Köln sieht für die Finanzbehörde keine Grundlage gem. § 162 AO zu schätzen, da sie die Besteuerungsgrundlagen ermitteln oder berechnen kann, da

keine tatsächlichen Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der vom Steuerpflichtigen gemachten Angaben zu steuerpflichtigen Einnahmen oder Betriebsvermögensmehrungen bestehen.

Nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG können Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Außer besonderen Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 3 Sätze 2 ff. EStG) enthält die Norm keine genaue Regelung zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen. Gleichwohl muss der Steuerpflichtige Betriebseinnahmen (und auch Betriebsausgaben) bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG einzeln aufführen und dem Finanzamt auf Verlangen erläutern und glaubhaft machen, damit die Finanzbehörde die Vollständigkeit und Richtigkeit nachprüfen kann.

Anknüpfend an die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt die BFH-Rechtsprechung eine geordnete und chronologische Dokumentation bei Geldeingängen. 

Eine gesetzlich konkretisierte Pflicht zur Vergabe einer nicht bloß einmaligen, sondern zudem (z. B. numerisch) fortlaufenden lückenlosen Rechnungsnummer lässt sich den vorgenannten Vorschriften aus Sicht des erkennenden Senats hingegen nicht entnehmen. Insbesondere kann aus Sicht des erkennenden Senats aus den allgemeinen Ordnungsvorgaben des § 146 Abs. 1 Satz 1 AO keine konkrete Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer abgeleitet werden.

Eine gesetzliche Pflicht zur Vergabe einer lückenlosen fortlaufenden Rechnungsnummer kann nach Überzeugung des erkennenden Senats auch nicht für ertragsteuerliche Zwecke aus der Rechnungslegungsvorschrift des § 14 UStG hergeleitet werden. Zwar verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG die Angabe einer fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer). Die Norm steht nach Überzeugung des Senats aber systematisch im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug nach § 15 UStG und dient lediglich dem umsatzsteuerlichen Zweck, die Korrespondenz von Umsatzsteuerschuld des Leistenden und Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers prüfen zu können.

Weil sich die Rechtsprechung der Finanzgerichte und des BFH wiederholt mit im konkreten Einzelfall ersichtlichen Lücken in Rechnungsnummernsystemen befasst, hat das FG Köln die Revision zugelassen.

Es ist höchstrichterlich nicht hinreichend geklärt, ob bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG eine Pflicht zur Vergabe numerisch fortlaufender und systembedingt zugleich lückenloser (und damit „nachprüfbarer“) Rechnungsnummern besteht, insbesondere ob eine solche Pflicht aus dem Vollständigkeitsgebot des § 146 AO oder umsatzsteuerlichen Pflichten (§§ 22, 14 UStG) hergeleitet werden kann. Auch ist höchstrichterlich nicht hinreichend geklärt, ob allein ein solcher Mangel eine Hinzuschätzung rechtfertigen würde.

Mehr zur Argumentation des FG Köln finden Sie unter: FG Köln, 15 K 1122/16 – 07.12.2017.