Wer Waren steuerfrei an Abnehmer in anderen EU-Ländern liefert, muss belegen können, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland gelangt. In der Praxis geschieht dies meist über die sogenannte Gelangensbestätigung, § 17b Abs. 2 Nr. 2 UStDV, eine vom Abnehmer unterschriebene Bestätigung des Warenempfangs im Bestimmungsland. Besonders in Abholfällen, in denen der Kunde die Ware selbst transportiert, kommt es vor, dass diese Bestätigung ausbleibt – etwa weil der Käufer sie schlicht nicht zurückschickt. Bislang drohte in solchen Fällen die nachträgliche Versteuerung der Lieferung, selbst wenn der Verkäufer redlich gehandelt hatte. Mit Urteil vom 18.12.2025 (Az. V R 3/25) hat der BFH diese Praxis zugunsten der Unternehmer korrigiert.
Der Fall
Der als Steuerberater tätige Kläger verkaufte 2018 über ein Internetportal einen Pkw an eine rumänische Gesellschaft. Vor dem Verkauf ließ er sich die USt.-IdNr. des Käufers beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigen, ließ sich einen Handelsregisterauszug vorlegen und kontrollierte bei der Abholung den Lichtbildausweis des Abholers. Im Kaufvertrag verpflichtete sich der Käufer, das Fahrzeug im Inland abzumelden und nach Rumänien zu verbringen. Die dafür ausgehändigte Gelangensbestätigung schickte der Käufer trotz mehrfacher Mahnung nie zurück – im Nachhinein stellte sich heraus, dass das Fahrzeug in Deutschland wieder zugelassen wurde. Das Finanzamt versagte daraufhin die Steuerbefreiung und das Finanzgericht Hessen wies die Klage ab, da mangels Vorlage einer Gelangensbestätigung kein vollständiger Buch- und Belegnachweis des Verbringens nach Rumänien erbracht sei.
Die Entscheidung des BFH
Der BFH sah das anders und gab der Revision des Klägers statt. Nach Auffassung des Senats setzt der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 Satz 1 UStG nicht voraus, dass der Unternehmer im Besitz einer Gelangensbestätigung ist. Die zentrale Überlegung: Ob dem Lieferanten Vertrauensschutz zusteht, muss sich bereits im Zeitpunkt der Lieferung beurteilen lassen. Eine Gelangensbestätigung kann aber naturgemäß erst nach Abschluss des Transports ausgestellt werden – ihre Voraussetzungen liegen zum Lieferzeitpunkt noch gar nicht vor. Sie zur zwingenden Voraussetzung für guten Glauben zu machen, liefe dem Grundsatz der Rechtssicherheit zuwider, wonach ein Unternehmer bei Geschäftsabschluss wissen muss, ob er steuerfrei liefern darf.
Der BFH stellt außerdem klar, dass schon der Wortlaut der Vorschrift die Gelangensbestätigung nur als eine von mehreren möglichen Nachweisformen vorsieht („insbesondere“). Auch die Verordnungsbegründung bestätigt, dass der Belegnachweis mit allen zulässigen Beweismitteln geführt werden kann. Im entschiedenen Fall genügte daher die im Kaufvertrag enthaltene schriftliche Zusicherung des Käufers, das Fahrzeug ins EU-Ausland zu verbringen, in Verbindung mit den übrigen Sorgfaltsmaßnahmen des Klägers.
Was bedeutet das in der Praxis
Die Entscheidung ist eine deutliche Erleichterung für alle Unternehmer, die grenzüberschreitend liefern und dabei auf Abholfälle angewiesen sind – etwa im Fahrzeug-, Maschinen- oder Großhandel. Festzuhalten ist, dass die Gelangensbestätigung nicht ihre Bedeutung als Nachweis der Steuerfreiheit an sich verliert. Sie bleibt der sicherste und vom Verordnungsgeber vorgesehene Regelnachweis. Der BFH stellt jedoch klar, dass das Fehlen einer Gelangensbestätigung nicht automatisch den guten Glauben des Verkäufers zunichtemacht, wenn dieser bei der Lieferung selbst alle zumutbare Sorgfalt walten ließ.
Für die Praxis heißt das konkret: Bei jeder innergemeinschaftlichen Lieferung – insbesondere bei Abholung durch bislang unbekannte Kunden – sollten weiterhin sorgfältig dokumentiert werden:
- die Prüfung der USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern,
- die Identität des Abholers (idealerweise mit Kopie des Ausweisdokuments),
- die Vertretungsberechtigung bei juristischen Personen (z. B. per Handelsregisterauszug) sowie
- eine schriftliche Erklärung des Abnehmers, die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern.
In Abgrenzung dazu: FG Münster, Urteil vom 19.05.2026, Az. 15 K 1452/25 U
Dass die BFH-Entscheidung keinen Freibrief darstellt, zeigt ein aktuelles Urteil des FG Münster vom 19.05.2026 (Az. 15 K 1452/25 U), in dem es ebenfalls um die Veräußerung von Kfz ging. Dort hatte ein Kfz-Händler 16 Fahrzeuge in den Niederlanden erworben und an Abnehmer in Serbien, der Ukraine und Polen verkauft und trotz mehrfacher Aufforderung dem Finanzamt weder Gelangensbestätigungen noch Ausfuhrnachweise noch überhaupt irgendwelche Ersatzbelege vorgelegt. Erst Jahre später behauptete er zudem, die Fahrzeuge seien nie nach Deutschland gelangt, obwohl er selbst zuvor in seinen Umsatzsteuer-Voranmeldungen innergemeinschaftliche Erwerbe erklärt und den entsprechenden Vorsteuerabzug geltend gemacht hatte. Das FG Münster versagte die Steuerbefreiung – sowohl als Ausfuhrlieferung als auch als innergemeinschaftliche Lieferung – und lehnte auch den Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG ab.
Im Gegensatz zum BFH-Fall, in dem lediglich die Gelangensbestätigung fehlte und der Verkäufer alle anderen ihm zumutbaren Sorgfaltspflichten erfüllt hatte (USt-IdNr.-Abfrage, Identitätskontrolle, schriftliche Beförderungszusage des Käufers), fehlte es im Fall des FG Münster an jeglichem Nachweis und an jeglicher Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Der Händler konnte weder Ersatzbelege noch sonstige Anhaltspunkte für eine angemessene Prüfung seiner Abnehmer vorlegen und widersprach mit seinem späteren Vortrag sogar früheren Erklärungen. Vertrauensschutz setzt aber gerade voraus, dass der Unternehmer seinen Nachweispflichten „ihrer Art nach“ nachgekommen ist und redlich auf die Richtigkeit der Angaben seines Abnehmers vertrauen durfte. Wo überhaupt keine Nachweise und keine erkennbaren Sorgfaltsmaßnahmen vorliegen, bleibt für Vertrauensschutz kein Raum, ganz gleich, ob eine Gelangensbestätigung fehlt oder nicht.
Fazit
Die BFH-Entscheidung erleichtert den Nachweis, ersetzt aber nicht die Sorgfaltspflicht als solche. Wer sich auf Vertrauensschutz berufen möchte, muss dokumentieren können, dass er im Zeitpunkt der Lieferung die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns walten lassen und angemessene Prüfungen vorgenommen hat – nur eben nicht zwingend mit einer Gelangensbestätigung.
Verfasser: Rechtsanwalt Maximilian Pohl
