Die Digitalisierung von Dokumenten ist schon längst im Unternehmensalltag angekommen. Viele Unternehmen haben bereits vollständig auf elektronische Aktenführung umgestellt, andere sind auf dem Weg dorthin oder beschäftigen sich mit der Archivierung von Dokumenten. Bei der Archivierung von Zolldokumenten sind Besonderheiten zu beachten, die wir an dieser Stelle aufgreifen möchten, da wir im Rahmen unserer Beratungspraxis häufig mit Fragen hierzu befasst sind.
- „Geordnete Aufbewahrung“ – Archivierung nach § 147 AO
Die nach europäischem Recht geregelten Ein- und Ausfuhrabgaben (Art. 5 Nr. 20 und 21 UZK) sind Steuern im Sinne der deutschen Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit der Erhebung dieser Abgaben richtet sich daher nach der Ordnungsvorschrift des § 147 AO.
§ 147 Abs. 1 AO legt fest, dass folgende Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren sind:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Über Nr. 4a sind Unterlagen im Zusammenhang mit der Erfüllung von Zollformalitäten (Art. 15 Abs. 1 UZK) sowie im Zusammenhang mit der Anmeldung von Waren zu einem Zollverfahren (Art. 163 UZK) umfasst. Daraus wir deutlich, dass die Aufbewahrungsgrundsätze nicht nur für die abgabenrelevanten Einfuhrdokumente gelten, sondern auch für ausfuhrrelevante Dokumente, denn auch die Ausfuhr ist ein Zollverfahren (Art. 5 Nr. 16 UZK). In den Fällen, in denen die Ausfuhranmeldung im EDV-gestützten Ausfuhrverfahren (ATLAS-Ausfuhr) auf elektronischem Weg erfolgt, ist es sogar erforderlich, die Ausfuhr mit dem durch die Ausfuhrzollstelle an den Anmelder/Ausführer übermittelten PDF-Dokument „Ausgangsvermerk“ nachzuweisen, das dementsprechend digital zu archivieren ist (Abschnitt 6.6 Abs. 1 Nr. a) Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
Aber was ist unter einer „geordneten Aufbewahrung“ zu verstehen?
Etwas verklauselt legt § 147 Abs. 2 AO im Grundsatz fest, dass die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
- mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
- während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Ausdrücklich ausgenommen von der digitalen Archivierungsmöglichkeit sind neben den Jahresabschlüssen und der Eröffnungsbilanz bestimmte Zollunterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a, nämlich amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise.
Es ist somit zu beachten, dass amtliche Urkunden wie förmliche Präferenznachweise (Ursprungszeugnisse, Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED, A.TR) nach wie vor im Original zu archivieren sind. Aber auch dann, wenn Präferenznachweise auf Basis des vereinfachten Nachweisverfahrens im Rahmen von Präferenzabkommen ausgestellt und für die Einfuhrverzollung genutzt worden sind, müssen diese im Original aufbewahrt werden, wenn eine handschriftliche Unterzeichnung erforderlich ist. Das ist zwingend der Fall, wenn Ursprungserklärungen für Sendungen bis zu einem Wert von 6.000,- € ausgefertigt werden und der Aussteller kein Ermächtigter Ausführer im Sinne des Präferenzabkommens ist.
Andere Zolldokumente dürfen digital archiviert werden, sofern dabei die genannten Bedingungen erfüllt, also u.a. die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden und die jederzeitige Lesbarmachung gewährleistet ist.
- Aufbewahrungsfrist
Alle Zolldokumente nach Nr. 4a müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Es ist wichtig, diese Frist im Unternehmen zu kommunizieren und in Verfahrensanweisungen festzulegen, da in Freihandelsabkommen häufig kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind. Die 10-jährige Verjährungsfrist gilt nicht nur für die Präferenznachweise, die zur Inanspruchnahme von Zollvorteilen bei der Einfuhr verwendet wurden (Ursprungserklärungen des Lieferanten und Warenverkehrsbescheinigungen der Zollbehörde im Ausfuhrland), sondern auch für die entsprechenden Dokumente im Fall der Ausfuhr von Ursprungswaren durch das Unternehmen: Kopien der vom Ausführer ausgefertigten Ursprungserklärungen und der jeweiligen Unterlagen zum Nachweis der Ursprungseigenschaft sind ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren.
- Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen
Immer wieder stellt sich die Frage, welche Aufbewahrungsform und -frist für Lieferantenerklärungen gilt. Üblicherweise werden diese als PDF-Dokumente zwischen den Unternehmen ausgetauscht – bei der Langzeit-Lieferantenerklärung häufig in Formularform bei der Einzel-Lieferantenerklärung als Erklärung auf der Rechnung. Was aber gilt, wenn diese aufgrund des digitalen Formats nicht unterschrieben sind?
Art. 63 Abs. 3 UZK-DVO gibt die formalen Anforderungen für Lieferantenerklärungen vor:
(3) Lieferantenerklärungen sind vom Lieferanten handschriftlich zu unterzeichnen. Werden sowohl die Lieferantenerklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt, so können sie elektronisch authentisiert werden, oder der Lieferant kann sich gegenüber dem Ausführer oder dem Wirtschaftsbeteiligten schriftlich verpflichten, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er sie handschriftlich unterzeichnet hätte.
Vom Grundsatz her verlangt das Gesetz also eine handschriftliche Unterzeichnung, lässt jedoch einen Verzicht auf die Unterzeichnung in den genannten Fällen zu, d.h. im Fall der elektronischen Authentisierung oder schriftlichen Verpflichtung. Da die elektronische Erstellung von Rechnung und Lieferantenerklärung inzwischen der Normalfall ist, liegen in den Unternehmen i.d.R. elektronisch übersandte Lieferantenerklärungen vor, die elektronisch archiviert werden. Der Zoll erkennt Kopien von Lieferantenerklärungen und Lieferantenerklärung ohne Unterschrift an, sofern die natürliche Person, die für die Erklärung die Verantwortung übernimmt, darin namentlich genannt ist (Absatz 5 Dienstvorschrift Lieferantenerklärungen, Z 42 14). Unabhängig davon, in welchem Format die Lieferantenerklärung abgegeben wird, ist zu beachten, dass diese nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren sind. Auch Lieferanten sollten immer eine Kopie der ausgestellten Erklärungen innerhalb dieser Frist aufbewahren.
- Fazit
Das Thema der Archivierungspflichten nach § 147 AO wird gerne in die Finanz- bzw. Steuerabteilung verlagert. Da jedoch gerade für bestimmte Zolldokumente besondere Archivierungsformen und -fristen gelten, sollten die Mitarbeitenden in den Zollabteilungen die ordnungsgemäße Archivierung begleiten und im Rahmen von Stichproben überprüfen. Schon aus reinem Eigennutz sollten diese daran interessiert sein, dass ein geeignetes internes Kontrollverfahren im Unternehmen installiert wird, denn am Ende sind es die Mitarbeitenden im Zollbereich, die dem Zollprüfer die angefragten Dokumente vorzulegen haben.
Ihre Autorin: Rechtsanwältin Almuth Barkam
