BAFA – Genehmigungsverfahren: Was tun bei überlangen Bearbeitungszeiten?

In einer aktuellen Entscheidung hat sich das Verwaltungsgericht Frankfurt a.M. eingehend mit dem Verhältnis zwischen einstweiligem Rechtsschutz und Untätigkeitsklage bei aus Exporteurssicht zu langen Bearbeitungszeiten für die Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung auseinandergesetzt. Die Entscheidung bestätigt im Wesentlichen die höchstrichterliche Rechtsprechung, aus ihr lassen sich jedoch auch einige wichtige Klarstellungen und Praxishinweise für Exporteure entnehmen (VG Frankfurt a.M., Beschluss vom 28.03.2025 – Az. 5 L 833/25.F, https://www.rv.hessenrecht.hessen.de/bshe/document/LARE250000375):

Kurz gefasst ging es um Folgendes: Ein Unternehmen beantragte am 31.01.2025 beim BAFA eine Ausfuhrgenehmigung für einen Wärmetauscher in die Türkei (Auftragswert: ca. 499.000 Euro). Der Vertragsschluss lag bereits neun Monate zurück (April 2024). Nach knapp sechs Wochen Bearbeitungszeit stellte das Unternehmen einen Eilantrag beim Verwaltungsgericht, um eine sofortige Bescheidung zu erzwingen, verfolgte die Bescheidung seines Ausfuhrantrages jedoch nicht im Wege einer Untätigkeitsklage nach § 75 VwGO.

Das Gericht lehnte den Eilantrag ab und stellte insbesondere Folgendes fest:

Wesentliche Rechtsaussagen

• Untätigkeitsklage als vorrangiger Rechtsbehelf: Das in derartigen Fällen aufgrund des Sitzes des BAFA in Eschborn zuständige VG Frankfurt a.M. stellte noch einmal ausdrücklich klar, dass bei behaupteter nicht rechtzeitiger Entscheidung des BAFA über einen Genehmigungsantrag eine Untätigkeitsklage nach § 75 VwGO das Mittel der Wahl ist – nicht der Eilantrag nach § 123 VwGO. Nach § 75 Satz 2 VwGO kann eine solche Klage grundsätzlich erst nach Ablauf von drei Monaten seit Antragstellung erhoben werden. Eine frühere Klageerhebung ist nur möglich, wenn „besondere Umstände“ eine kürzere Frist rechtfertigen. Nach dem Bundesverwaltungsgericht liegen solche insbesondere vor, wenn einem „Kläger das Abwarten der Dreimonatsfrist schwere und unverhältnismäßige Nachteile zufügen würde“ (BVerwG, 22.03.2018 – Az. 7 C 21/16, Rn. 13).

• Keine besonderen Umstände bei mangelnder Vorsorge: Das VG Frankfurt verneinte im konkreten Fall solche besonderen Umstände vor allem, weil „die Antragstellerin nicht das ihr Mögliche und Zumutbare unternommen hat, um den Antrag für ihr Ausfuhrvorhaben frühzeitig bei dem Bundesamt zu stellen“ (Rn. 16):
  • Das Unternehmen stellte den Genehmigungsantrag erst neun Monate nach Vertragsschluss – obwohl bekannt war, dass ein früheres Verfahren für einen ähnlichen Wärmetauscher bereits mehrere Monate gedauert hatte.
  • Spätestens nach dem Koalitionsbruch im November 2024 hätte nach Ansicht des VG Frankfurt klar sein müssen, dass Ausfuhranträge mit potenziellem Russland-Bezug und notwendiger Ressortabstimmung längere Zeit benötigen würden.
  • Eine Bearbeitungsdauer von knapp zwei Monaten sei nach Ansicht des VG Frankfurt angesichts der komplexen Bewertung zur Gefahr von Umgehungslieferungen nach Russland nicht unverhältnismäßig lang.
• Finanzielle Nachteile sind grundsätzlich hinzunehmen: Das Gericht führt aus, dass finanzielle Einbußen durch verzögerte Genehmigungen – einschließlich drohender Vertragsstrafen und Ansehensverlust – vor dem Hintergrund der grundgesetzlich geschützten Außenwirtschaftsfreiheit (§ 1 AWG, Art. 12 GG, Art. 16 GRC) grundsätzlich hinzunehmen sind, wenn Unternehmen nicht „durch entsprechende vertragliche Gestaltungen oder Absprachen mit ihren Geschäftspartnern“ (Rn. 16) die erforderliche Vorsorge getroffen haben.

Praktische Konsequenzen für Exporteure

1. Rechtzeitige Antragstellung: Stellen Sie Genehmigungsanträge rechtzeitig. Dies gilt insbesondere bei sensiblen Destinationen, Gütern und bei möglicherweise aus Sicht des BAFA problematischen Empfängern, beziehungsweise ganz allgemein, wenn “red flags“ auf mögliche Umgehungsrisiken hinweisen.
2. Realistische Zeitplanung: Kalkulieren Sie bei Ausfuhranträgen mit potenziellem Sanktionsbezug Bearbeitungszeiten von mindestens 3-4 Monaten ein, insbesondere wenn ein Ausfuhrvorhaben „wegen eines möglichen Russland-Bezugs einer Ressortabstimmung bedürfen könnte“ (vgl. Rn. 16 der Entscheidung). Das Gericht hielt eine Bearbeitungszeit von zwei Monaten bei komplexen Proliferationsrisiken ausdrücklich für angemessen (vgl. Rn. 16 der Entscheidung).
3. Vertragliche Absicherung: Treffen Sie vertragliche Vereinbarungen zur Berücksichtigung von Genehmigungsverfahren, etwa mit Klauseln zum Umgang mit behördlichen Verzögerungen, einer Verschiebung von Lieferterminen, oder einem Ausschluss von Vertragsstrafen etc. Die Thematik der exportkontroll- und embargorechtlichen Absicherung von Exportverträgen (auch in Bezug auf das US-(Re-)Exportkontroll- und Embargorecht) hat gerade in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Verzögerungen aufgrund längerer Genehmigungsverfahren sind hier wirklich nur ein Teilaspekt, zu denken ist auch an allgemeine Exportkontroll-Compliance-Verpflichtungen, Verbote bestimmter Weiterverkäufe, auch im Falle des Einbaus (u.a. No-Russia/-Belarus), Angaben zur Klassifizierung der Güter, Berücksichtigung der extraterritorialen Wirkung von US-Sanktionen, Berücksichtigung der Beteiligung von US-Persons, End-User und End-Use-Kontrollen, Dokumentationspflichten, Klauseln zu Änderungen der Rechtslage (Change of Law), Informations- und Meldepflichten, außerordentliche Kündigungsrechte, Freistellungserklärungen, Regelungen zur Haftung und zu Vertragsstrafen etc.
4. Vollständige und präzise Antragsunterlagen: Reichen Sie vollständige und präzise Unterlagen ein, um Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden. Das BAFA musste im konkreten Fall mehrfach Angaben zum konkreten Bauprojekt/Kraftwerk, vollständige Endverbleibserklärungen, detaillierte Informationen zum Vertragspartner und Endverwender (vgl. Rn. 5 der Entscheidung).
5. Dringlichkeitsvermerke/-schreiben: Nutzen Sie Dringlichkeitsvermerke/-schreiben, um die Eilbedürftigkeit zu dokumentieren. Im vorliegenden Fall hatte das Unternehmen mehrfach auf die Dringlichkeit hingewiesen – das Gericht stellte insoweit fest, dass das BAFA zwei Wochen nach Antragstellung mitteilte, „dass vor einer abschließenden Entscheidung die zuständigen Bundesministerien beteiligt werden müssten, was zu einer Verlängerung der Bearbeitungsdauer führe (Bl. 35 d. GA)“.
6. Untätigkeitsklage als Mittel der Wahl: Wenn das BAFA auch nach drei Monaten nicht entschieden hat und keine besonderen Schwierigkeiten ersichtlich sind, sollten Sie eine Untätigkeitsklage nach § 75 VwGO in Erwägung ziehen. Das Gericht entscheidet dann bei Entscheidungsreife selbst über den Antrag oder setzt dem BAFA eine Frist zur Bescheidung. Gem. § 161 Abs. 3 VwGO fallen die Kosten einer Untätigkeitsklage „stets dem Beklagten [= dem BAFA] zur Last, wenn der Kläger mit seiner Bescheidung vor Klageerhebung rechnen durfte“. Wenn der Kläger hingegen nicht „mit seiner Bescheidung vor Klageerhebung rechnen durfte“, trägt (wie im entschiedenen Fall) das Unternehmen die Kosten nach § 154 Abs. 1 VwGO (vgl. Rn. 17 der Entscheidung).

Fazit: Die Entscheidung unterstreicht: Sorgfältige Planung und vertragliche Vorsorge sind essenziell. Exporteure können sich nicht darauf verlassen, dass Gerichte im Eilverfahren eine sofortige Bescheidung erzwingen. Die Untätigkeitsklage bleibt das zentrale Instrument – durch rechtzeitige und vollständige Antragstellung sowie realistische Zeitplanung lassen sich die Verzögerungsrisiken minimieren. Zumal dann (bei gleichwohl nicht erfolgender Entscheidung innerhalb von drei Monaten) auch die Untätigkeitsklage ein erfolgversprechendes Mittel der Wahl sein kann.

Bei Fragen zur praktischen Umsetzung, etwa zur vertraglichen Gestaltung oder bei der Interessenvertretung im Rahmen von überlangen Verfahren, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Autor: Rechtsanwalt Stefan Dinkhoff