Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelunternehmens im Rahmen einer Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Urteil vom 16.12.2014 – X R 42/13 – entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze, einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar.

Die Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO) auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.

Im zu entscheidenden Fall verwendete die buchführungspflichtige Klägerin ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Die Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst und durch Tagesendsummenbons ausgewertet. Die Summe wurde sodann in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen.

Im Rahmen einer bei der Klägerin durchgeführten Außenprüfung verweigerte diese der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet. 

Das zuvor mit der Sache befasste Finanzgericht gab der Klägerin Recht. Das Finanzgericht war der Ansicht, dass das Finanzamt insbesondere unter Berücksichtigung der Grundsätze des BFH-Urteils BFHE 86, 118 nicht berechtigt sei, Einsicht in die angeforderte Verkaufsdatei zu nehmen, da die Klägerin trotz ihrer Eigenschaft als Istkaufmann im Sinne des § 1 HGB nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im einzelnen manuell oder auf einen Datenträger aufzuzeichnen. Die Datenanforderung lasse sich auch nicht damit begründen, dass es sich um sonstige Unterlagen handele, die gem. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO für die Besteuerung von Bedeutung seien. Zwar seien die gespeicherten Daten für das Finanzamt von großem Interesse, bei abstrakt-genereller Betrachtung sollten die Tagesabschlussbons die Einzelaufzeichnungen aber gerade ersetzen. 

Der BFH teilte die Sichtweise des Finanzgerichts nicht. 

Die Klägerin sei nach § 238 Abs. 1 S. 1 des Handelsgesetzbuchs zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet und müsse die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen. Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte ermöglichen und Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sei dafür erforderlich, das verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden könnten, was auch für Bargeschäfte gelte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar seien. Zwar könne der Steuerpflichtige selbst entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasse, entscheide er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne und diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und müsse die Aufzeichnungen auch aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Die Finanzbehörde habe sodann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht gem. § 147 Abs. 6 S. 2 Alternative 2 AO die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Kassenträger zur Prüfung anzufordern.